Kierując się sercem: sztuka bycia Executive Assistant według Scot’a Wisniewskiego

Od ponad dwóch dekad Scot Wisniewski jest cichą siłą stojącą za sukcesem najwyższej kadry menedżerskiej, od branży kosmetycznej po globalną technologię w Spotify. Łącząc biznesową dyscyplinę z artystyczną wrażliwością sceny, wnosi do swojej roli empatię, uważność i precyzję, tworząc jedne z najbardziej złożonych, a zarazem kluczowych partnerstw w nowoczesnym świecie pracy. W tym wywiadzie, Scot opowiada o swojej drodze zawodowej, o misji podnoszenia rangi zawodu Executive Assistant oraz o tym, dlaczego współczucie, inteligencja emocjonalna i elastyczność pozostają prawdziwą walutą przywództwa.

Scot Wisniewski | Senior Executive Assistant w Spotify | Nowy Jork, USA | LinkedIn

Z ponad 25-letnim doświadczeniem we wspieraniu najwyższej kadry kierowniczej i poruszaniu się w środowiskach o wysokiej dynamice i dużej odpowiedzialności, wnoszę do każdej roli unikalne połączenie profesjonalizmu, dyskrecji i ludzkiego podejścia. Jestem dumny z tego, że jestem Executive Assistant i wierzę, że prawdziwa doskonałość w tym zawodzie wykracza daleko poza sprawne zarządzanie kalendarzem czy złożoną logistyką. Dla mnie fundament wyjątkowego asystenta opiera się na trzech filarach: inteligencji emocjonalnej, współczuciu i empatii.

---

Elizabeth Sutkowska: Scot, pracowałeś w branży kosmetycznej, turystycznej, a obecnie w technologiczno-medialnej. Również, w samej firmie Spotify, przeszedłeś przez różne działy. Jakie umiejętności musiałeś rozwinąć (lub oduczyć się starych nawyków), aby poradzić sobie z tymi zmianami, zachowując jednocześnie standard „EA jako partnera strategicznego”, z którego jesteś znany?

Scot Wisniewski: To świetne pytanie. Każda zmiana w mojej karierze, czy to przejście między branżami, jak kosmetyczna, turystyczna i teraz technologiczna, czy zmiana działu w Spotify, zmuszała mnie do budowania nowych systemów i jednocześnie oduczania się starych nawyków, które przestały mi służyć. W centrum tego wszystkiego zawsze była ciekawość, elastyczność i samoświadomość.

Każde przejście wymagało ode mnie pokory, umiejętności słuchania, obserwowania i zadawania trafnych pytań, zanim zacząłem „działać”. Musiałem nauczyć się czuć komfortowo w niekomfortowych sytuacjach, poznawać nowy język biznesu i rozumieć, jak wygląda sukces w różnych środowiskach. Zrozumiałem, że choć każda branża ma swoje niuanse, fundamenty wyjątkowego asystenta, takie jak dobre osądy, inteligencja emocjonalna, strategiczne myślenie, empatia i partnerskie podejście, pozostają takie same. Sztuka polega na tym, by umieć zastosować te umiejętności w nowym kontekście.

Z czasem jedną z najcenniejszych rzeczy, jakie wypracowałem, była zdolność szybkiego łączenia faktów i kontekstu. Niezależnie od tego, czy wspierałem liderów w branży beauty, turystyce czy technologii, wyostrzyłem zmysł do rozpoznawania tego, co naprawdę napędza wpływ, i jak mogę ten wpływ wzmocnić. Nauczyłem się patrzeć dalej niż na codzienne zadania, skupiając się na tym, jak mogę pomóc mojemu liderowi działać efektywniej, z większą koncentracją i spójnością z tym, co najważniejsze.

Z drugiej strony, musiałem się oduczyć polegania wyłącznie na tym, co działało wcześniej. To, co przyniosło mi sukces w jednym miejscu, nie zawsze sprawdza się w innym, i to w porządku. Prawdziwy rozwój dzieje się wtedy, gdy jesteśmy otwarci, elastyczni i gotowi się zmieniać.

We wszystkich tych zmianach moim kompasem pozostaje podejście „EA jako partner strategiczny”. Niezależnie od branży czy zespołu, chodzi o proaktywność, budowanie zaufania, przewidywanie potrzeb i realne wspieranie rozwoju biznesu.

Elizabeth: Twoje posty na LinkedIn często inspirują innych, zachęcając do odwagi, jasności i podnoszenia standardów zawodu. Kiedy nastąpił moment, w którym pomyślałeś: „Muszę zabrać głos i zacząć działać na rzecz tej profesji”? I kiedy to robisz, jakiej zmiany szukasz lub na jaką liczysz?

Scot: Ten moment nie przyszedł nagle, dojrzewał we mnie z czasem. Myślę, że zaczął się w chwilach, gdy zbyt często siedziałem na spotkaniach, w których niesamowicie utalentowani Executive Assistants byli niedoceniani lub niewłaściwie wykorzystywani. Widziałem, jak głęboko rozumieją biznes, jak wpływają na wyniki, działając za kulisami, a mimo to ich wartość często pozostawała niezauważona. W pewnym momencie zrozumiałem, że milczenie nie służy nikomu, ani nam, ani liderom, ani przyszłym pokoleniom asystentów. Wtedy właśnie wiedziałem, że muszę zacząć mówić o tym głośno.

Kiedy zacząłem dzielić się swoimi przemyśleniami na LinkedIn, moją intencją nie było „bycie głosem”, ale rozpoczęcie rozmowy. Chciałem pokazać, jak wygląda ta rola, kiedy jest traktowana z szacunkiem i postrzegana jako strategiczne partnerstwo, a nie tylko funkcja wsparcia operacyjnego. Z czasem te posty przerodziły się w dialog społeczności i przypomniało, że mamy wpływ, sprawczość i możliwość kształtowania tego, jak nasz zawód jest postrzegany.

Kiedy zabieram głos, to jest kilka zmian, których pragnę: kulturowa i strukturalna.

Kulturowo, chcę pomóc przesunąć narrację z postrzegania roli Executive Assistant jako reaktywnej i administracyjnej na postrzeganie jej jako proaktywnej i strategicznej.

Strukturalnie, chcę, by firmy inwestowały w funkcje administracyjne z taką samą intencją, jak w inne kluczowe role. Oznacza to lepiej zdefiniowane ścieżki kariery, możliwości rozwoju i silniejsze partnerstwa między liderami a ich EA.

Koniec końcem, zabieram głos, ponieważ wierzę, że nasz zawód zasługuje na to, by był widoczny, słyszany i doceniany za realny wpływ, jaki wywiera na organizacje. Jeśli choć jedna osoba po przeczytaniu moich słów poczuje się bardziej pewna siebie, co do swojej wartości, lub choć jeden lider zacznie inaczej patrzeć na współpracę ze swoim Executive Assistant, to właśnie taki efekt fali, na który liczę.

Elizabeth: Jesteś mężczyzną odnoszącym sukcesy w zawodzie, który wciąż jest zdominowany przez kobiety. Jak dziś postrzegasz tę profesję? Czy widzisz różnice w tym, jak traktowane są kobiety-asystentki? Czy sam spotykasz się ze stereotypami, takimi jak parzenie kawy czy bycie „tylko od kalendarza”? Co powiedziałbyś liderom płci męskiej i aspirującym mężczyznom-asystentom o tym, jak być prawdziwymi sojusznikami?

Scot: To bardzo ważne pytanie i często o tym myślę. Bycie mężczyzną w zawodzie, który wciąż jest zdominowany przez kobiety, daje mi wyjątkową perspektywę. Rzeczywistość jest taka, że to kobiety ukształtowały i wyniosły tę profesję na obecny poziom. Nauczyłem się od nich ogromnie dużo, nie tylko o samym rzemiośle asystenta, ale też o odporności, inteligencji emocjonalnej i sile cichego przywództwa.

Czy widzę różnice w traktowaniu kobiet? Czasami tak. Wciąż istnieją subtelne uprzedzenia dotyczące autorytetu, decyzyjności czy przekonania, że funkcje administracyjne są jedynie „wsparciem”, a nie elementem strategicznym. Zdarza się, że sam spotykam się ze stereotypami takimi jak postrzeganie mnie jako „osoby od kalendarza”, ale równocześnie wiem, że jako mężczyzna często otrzymuję kredyt zaufania, którego moje koleżanki muszą się dopiero domagać. Uświadomienie sobie tego ma ogromne znaczenie.

Dlatego sojusz ma sens. Dla mnie bycie prawdziwym sojusznikiem oznacza używanie swojego głosu, by kwestionować przestarzałe postrzeganie roli, nie mówiąc za kobiety, lecz z nimi. Oznacza też modelowanie partnerstwa i pokazywanie, jak wygląda strategiczna relacja EA–lider, by inni mogli z tego czerpać inspirację.

Do liderów płci męskiej powiedziałbym: inwestujcie w swoich Executive Assistants tak, jak w kluczowych partnerów biznesowych. Zapraszajcie ich do rozmów wcześnie, zaufajcie ich osądowi i uznajcie ich wpływ na skuteczność waszego przywództwa.

A do aspirujących mężczyzn w tym zawodzie: bądźcie pokorni, ciekawi i z szacunkiem podchodźcie do dziedzictwa kobiet, które tę profesję stworzyły. Wykorzystajcie swoją pozycję, by wzmacniać innych, przełamywać stereotypy i redefiniować, czym jest doskonałość w tej roli.

Elizabeth: Twoje doświadczenie w sztukach scenicznych daje Ci potężne spojrzenie na scenę/poza sceną. W jaki sposób obecność, wyczucie czasu i sytuacji zmieniły sposób, w jaki zarządzasz złożonym biurem lidera? Czy są jakieś wskazówki lub sztuczki z Broadwayu, które Twoim zdaniem mogłyby pomóc innym Executive Assistants?

Scot: Moje doświadczenie w sztukach scenicznych ukształtowało niemal każdy aspekt mojego podejścia do pracy asystenta. Zanim nauczyłem się zarządzać kalendarzem czy prowadzić spotkania strategiczne, nauczyłem się zarządzać energią swoją i innych. Scena uczy cię wyczucia czasu, obecności i świadomości w sposób, którego trudno nauczyć się gdzie indziej. Sukces nie polega tylko na tym, aby powiedzieć coś w odpowiednim momencie, ale chodzi o kontakt z publicznością, o elastyczność i o to, by wszystko wyglądało naturalnie, nawet jeśli za kulisami dzieje się chaos.

Prowadzenie biura zarządu nie różni się aż tak bardzo. „Sceniczne” momenty to spotkania liderów czy wydarzenia, podczas których reprezentujesz swojego przełożonego i organizację. Wtedy, to właśnie obecność i spokój mają największe znaczenie. Musisz emanować pewnością i wiarygodnością, nawet jeśli w tle dzieje się coś zupełnie innego. Mamy też pracę „za kulisami” i są to niezliczone godziny przygotowań, koordynacji i przewidywań, które sprawiają, że te momenty na scenie są płynne. Najlepsi aktorzy wiedzą, że to, co dzieje się za kulisami, decyduje o sukcesie występu.

Wyczucie sytuacji to kolejna umiejętność, która przechodzi ze sceny do biura. Na scenie czujesz energię publiczności, wiesz kiedy przyspieszyć, kiedy zrobić pauzę, kiedy dać przestrzeń. W świecie korporacyjnym to samo wyczucie stosujesz inaczej: wiesz, kiedy zabrać głos, a kiedy słuchać, kiedy zaprezentować pomysł, a kiedy odpuścić. To wszystko kwestia inteligencji emocjonalnej i wyczucia chwili.

Kilka „scenicznych trików”, które sprawdzają się również w roli EA, po pierwsze to dobre przygotowanie. Przygotowanie daje wolność bycia obecnym. Jeśli odrobiłeś pracę domową, możesz reagować z gracją, gdy coś pójdzie niezgodnie z planem. Po drugie, dbaj o swoją energię. Artyści wiedzą, jak gospodarować siłami, by być „w formie” w najważniejszym momencie. W naszej pracy to równie ważne. I na koniec, pamiętaj, że każda rola, czy ta na scenie czy za kulisami, ma znaczenie. Najlepsze przedstawienia powstają dzięki zaufaniu, współpracy i znajomości swoich zadań.

W swojej istocie, moje doświadczenie w sztukach scenicznych nauczyło mnie, że obecność nie polega na byciu w centrum uwagi; chodzi o wpływ. To oznacza pojawianie się z intencją, odczytywanie nastrojów i pomaganie innym zabłysnąć, i gdy się nad tym zastanowić to jest to dokładnie tym, co najlepsi Executive Assistants robią każdego dnia.

Elizabeth: Jesteś znany z operacyjnego spokoju i przemyślanych systemów pracy. Gdybyś mógł nauczyć jednej praktyki, która natychmiast podnosi jakość partnerstwa między Liderem a Executive Assistant, czy to w planowaniu tygodnia, przygotowaniach do kluczowych spotkań, czy ochronie czasu na głęboką pracę, co by to było i dlaczego właśnie to jest dźwignią, która porusza całą resztę?

Scot: Gdybym miał wskazać jedną praktykę, która natychmiast podnosi poziom partnerstwa między Liderem a Executive Assistant, byłoby to świadoma praktyka kierowania się współczuciem, empatią i inteligencją emocjonalną w każdej interakcji, decyzji i systemie, jaki budujesz.

Wierzę z całego serca, że te trzy cechy to nie „miły dodatek”, ale fundament wybitnego Asystenta. Możesz być mistrzem Excela, kalendarzy, podróży czy prezentacji i to sprawia, że jesteś efektywny. Ale nie czyni Cię wyjątkowym. To, co naprawdę przesuwa granice w relacji Lider-EA, to umiejętność głębokiego zrozumienia człowieka, czyli wyczucie nastroju, emocji i potrzeb, nawet tych niewypowiedzianych.

Bo w swojej istocie ta rola dotyczy ludzi. To łączenie i budowanie mostów i rozumienie tego, co osobiste i zawodowe zarazem. Executive Assistants są łącznikami i spajają liderów z zespołami, klientami i partnerami. Mają unikalny wgląd w życie organizacji, zarówno operacyjny, jak i emocjonalny, i to pozwala im nie tylko napędzać biznes, ale też pielęgnować relacje, które go podtrzymują.

Kiedy wnosisz empatię i inteligencję emocjonalną do stołu, zaczynasz działać jak partner strategiczny, a nie tylko wykonawca zadań. Zaczynasz widzieć, jak wszystko się łączy: energia lidera wpływa na zespół, ton spotkania może zmienić wynik, a chwila współczucia może rozładować napięcie lub zbudować zaufanie.

I właśnie dlatego wierzę, że AI nigdy w pełni nie zastąpi roli Executive Assistant. Technologia może organizować i przewidywać, ale nie potrafi czuć. Nie wyczuje subtelnej zmiany w tonie głosu podczas rozmowy, nie zrozumie, że to moment, by wkroczyć. Nie poczuje, że zespół potrzebuje wsparcia albo że milczenie jest właściwą odpowiedzią. Empatia, współczucie i inteligencja emocjonalna są ludzkim instynktem, i to one spajają najlepsze partnerstwa.

Więc jeśli chcesz natychmiast podnieść poziom relacji Lider–EA, zacznij tutaj: kieruj się sercem. Słuchaj uważnie. Okaż autentyczną troskę o swojego lidera, zespół i wspólną misję. Buduj systemy, które odzwierciedlają ludzkość, a nie tylko efektywność. A wtedy zobaczysz, że wszystko inne, jak zaufanie, klarowność, produktywność, harmonia, zaczyna układać się samo. Bo najtrwalsze partnerstwa nie powstają na procesach ale na relacjach międzyludzkich.

Dziękuję!

---

Dołącz do naszej Serii Inspire!

Każdy głos ma znaczenie. Każda historia inspiruje.

Twoja historia może zainspirować kolejne pokolenia. Dołącz do globalnej inicjatywy, która zmienia sposób postrzegania zawodu Executive Assistant.

Dołączam!