Od wojskowej precyzji do administracyjnej innowacji: droga Molly Denham jako liderki

Przez ponad trzy dekady Molly Denham stała na rozdrożu dwóch dyscyplin, służby i wizjonerskiego przywództwa. Od wymagających, pełnych odpowiedzialności środowisk Sił Powietrznych Stanów Zjednoczonych i Pentagonu, aż po dynamicznie rozwijający się świat wirtualnej asysty i technologii, Molly zbudowała karierę opartą na odwadze, klarowności oraz głębokim zaangażowaniu w rozwój innych. Dziś, jako CEO VEXA Services i VEXA Software, Molly przekształca zawód administracyjny od podstaw, tworząc narzędzia, ścieżki rozwoju i społeczność dla specjalistów, którzy od lat pracują za kulisami organizacji. Jej historia to opowieść o redefinicji, misji i przekonaniu, że doskonałość administracyjna jest formą strategicznego przywództwa w najczystszej postaci.

Molly Denham | CEO w VEXA Services & VEXA Software Solutions | USA | LinkedIn

Molly spędziła 22 lata jako specjalistka ds. administracyjnych w Siłach Powietrznych USA. Zakończyła swoją służbę na stanowisku Executive Assistant dla Wiceprzewodniczącego Joint Chiefs of Staff w Pentagonie (najwyższy organ doradczy ds. wojskowych w Pentagonie, skupiający szefów wszystkich rodzajów sił zbrojnych USA). Po przejściu na emeryturę założyła jednoosobową działalność, w której świadczyła wirtualne wsparcie administracyjne dla niezależnych konsultantów w branży obronnej. Podczas pandemii COVID-19 obserwowała, jak wiele firm zmaga się z wyzwaniami pracy zdalnej. Wykorzystała doświadczenia zdobyte jako wirtualna asystentka i przekształciła je w nowy model biznesowy. Tak powstała VEXA Services, agencja specjalizująca się w rekrutacji wirtualnych profesjonalistów administracyjnych oraz wspieraniu firm w zatrudnianiu wysokiej klasy pracowników biurowych. Dostrzegając również brak narzędzi stworzonych specjalnie dla profesjonalistów administracyjnych, założyła VEXA Software. Firma ta tworzy rozwiązania zaprojektowane z myślą o dynamicznych potrzebach nowoczesnej administracji, która rozwija się znacznie szybciej niż dostępne dla niej zasoby technologiczne. Molly jest także aktywną orędowniczką społeczności administracyjnej. Prowadzi podcast „The Admin Spotlight: Behind the Front Desk”, w którym prezentuje kariery i osiągnięcia specjalistów administracyjnych z całych Stanów Zjednoczonych. Występuje jako prelegentka, pisarka i uznana ekspertka w tej dziedzinie.

---

Elizabeth Sutkowska: Molly, przez ponad dwie dekady służyłaś w US Air Force, United States Strategic Command oraz w Joint Staff w Pentagonie, w środowiskach, w których precyzja, poufność i opanowanie są absolutną koniecznością. Patrząc wstecz: jakie lekcje z kariery wojskowej najbardziej wpłynęły na Twój obecny sposób zarządzania ludźmi zawodowo i osobiście?

Molly Denham: Przez całą moją karierę wojskową pracowałam w środowiskach, w których powiedzieć „nie” było łatwo, ale dostarczenie rezultatów wymagało kreatywności, zaradności i odpowiedzialności. Najważniejsza lekcja przywódcza, którą wyniosłam, jest prosta: Nie mów mi „nie”. Powiedz mi, jak możemy sprawić aby było „tak”.

W wojsku sukces misji często zależał od znalezienia rozwiązania mimo ograniczeń czasu, zasobów czy sztywnych przepisów. Jeśli misja była ważna, znajdowaliśmy sposób. Ta postawa kształtuje mój styl zarządzania do dziś. Wierzę, że naprawdę nie ma wielu barier nie do pokonania. Jeśli coś jest naukowo niemożliwe, to już inna sprawa. Ale w większości przypadków „nie” oznacza tylko: „jeszcze nie wiem, jak”.

Gdy ktoś mówi mi, że czegoś nie da się zrobić, zachęcam zespół do głębszej analizy:

• Jaka jest prawdziwa przeszkoda?

• Czy chodzi o czas, uprawnienia, politykę czy o precedens?

• Kto podejmuje decyzję i jak możemy wpłynąć na rezultat?

• Jakich alternatywnych ścieżek jeszcze nie zbadaliśmy?

Jeśli przeszkodą jest polityka, dowiadujemy się, kto ją stworzył, w jakim celu i czy można ją zmienić. Jeśli ktoś odczuwa dyskomfort, stawiamy na komunikację, dane lub zarządzanie ryzykiem. „Nie” staje się punktem wyjścia do rozwiązywania problemów, a nie końcem rozmowy.

Ta mentalność wpłynęła także na to, jak zarządzam zespołem. Kiedy pracownicy czują się uprawnieni do szukania rozwiązań zamiast zamykania pomysłów, innowacja staje się elementem kultury. Zespoły stają się bardziej pewne siebie, bardziej współpracujące i bardziej zorientowane na misję. Nie potrzebuję perfekcji. Potrzebuję posuwania się do przodu.

W życiu osobistym ta lekcja jest równie ważna. Życie przynosi przeszkody, ograniczenia i nieoczekiwane zakręty. Odporność rodzi się z przekonania, że zawsze istnieje jakaś droga naprzód, nawet jeśli wymaga ona cierpliwości, strategii lub zmiany.

Wojsko nauczyło mnie nie tylko dyscypliny i struktury, ale również nauczyło mnie możliwości. „Nie mów mi nie, powiedz, jak dojść do tak” to coś więcej niż hasło. To filozofia przywództwa, sposób podejścia do problemów i powód, dla którego uwielbiam budować zespoły, które potrafią osiągać rzeczy pozornie niemożliwe.

Elizabeth: Po odejściu z wojska stworzyłaś coś wyjątkowego, nie tylko agencję wirtualnej asysty, ale cały ekosystem oprogramowania wspierający profesjonalistów administracyjnych. Co zainspirowało Cię do wejścia w przedsiębiorczość i jak środowisko wysokiej dyscypliny wpłynęło na wizję VEXA?

Molly: Kiedy zakończyłam służbę wojskową, wiedziałam jedno: chcę dalej służyć, ale teraz w sposób, który wzmacnia zawód, który kocham. W amerykańskich siłach zbrojnych każda gałąź działa według prostego modelu: rekrutować, szkolić i wyposażać ludzi tak, aby mogli realizować misję. Ten model pozostał ze mną na długo po zdjęciu munduru i stał się fundamentem mojej drogi przedsiębiorczej.

Gdy weszłam w cywilny świat administracji, szybko zauważyłam brak pewnej spójności. Były wirtualne asystentki. Były szkolenia. Były narzędzia. Ale nie było ekosystemu, który traktowałby administrację jak jednolitą ścieżkę zawodową. W wojsku każda specjalizacja ma strukturę, standardy, ścieżkę rozwoju i strategię. Profesjonaliści administracyjni zasługują na to samo.

Więc stworzyłam to, czego nie mogłam znaleźć.

VEXA Services powstała, by rekrutować wysokiej klasy talenty administracyjne i łączyć je z firmami, które potrzebują tego rodzaju kompetencji. VEXA Software powstała, by wyposażyć adminów w narzędzia zaprojektowane pod ich sposób pracy, bo standardowe CRMy i systemy projektowe nie odpowiadają na specyficzne, złożone potrzeby tego zawodu. Obecnie tworzę także organizację non-profit, która będzie wspierać edukację i rozwój branży administracyjnej na poziomie ogólnokrajowym.

Wiele osób zakłada, że przedsiębiorczość wybrałam dla niezależności czy elastyczności. Prawda jest taka, że wojsko dało mi coś znacznie cenniejszego: pragnienie służby na rzecz misji większej niż ja sama. I właśnie tego najbardziej brakowało mi po zakończeniu służby.

Budowanie VEXA to nie jest dla mnie „biznes”. To służba. To rzecznictwo. To tworzenie narzędzi, przestrzeni i społeczności, które pozwolą profesjonalistom administracyjnym rozkwitać. Wojsko nauczyło mnie budować systemy, nie tylko zespoły. I dziś tę wiedzę wykorzystuję, by tworzyć coś trwałego, skalowalnego i transformacyjnego dla zawodu, który wspiera wszystkie inne zawody.

Elizabeth: Twoje oprogramowanie, VAST, zostało nazwane „game-changerem” dla Executive Assistants. Jaką lukę zauważyłaś na rynku i w jaki sposób VEXA odzwierciedla Twoją wiarę w rosnącą strategiczną rolę Executive Assistants?

Molly: Kiedy przeszłam do świata wirtualnej asysty, wciąż napotykałam ten sam problem: narzędzia, których oczekiwano od nas, nie były dla nas stworzone. Większość platform projektuje się z myślą o menedżerach, liderach czy ogólnej produktywności, a nie o profesjonalistach administracyjnych, którzy zarządzają komunikacją, logistyką, informacją, złożonym kalendarzem i tysiącami detali, dzięki którym liderzy mogą pracować na najwyższym poziomie.

To administratorzy są „power userami” biurowych systemów. To my wykorzystujemy oprogramowanie do granic możliwości. A mimo to nikt nie projektował narzędzi pod nasze faktyczne obowiązki.

Korzystałam z pięciu czy sześciu systemów, żeby zarządzać jednym liderem. Tworzyłam obejścia. Łatałam procesy. Taka fragmentacja zabiera czas, zwiększa ryzyko błędów i zmusza wykwalifikowane osoby do pracy na systemach, które nie odzwierciedlają ich roli.

Więc stworzyłam to, czego brakowało.

Nie jestem programistką, ale doskonale wiedziałam, czego potrzebują admini, i miałam przy sobie genialnego developera, który potrafił zamienić tę wizję w produkt. Tak powstał VAST: oprogramowanie stworzone przez EA, dla EA. Eliminujące łatanie systemów. Umożliwiające adminom pracę na poziomie strategicznym.

Ale VAST to coś więcej niż wygoda. To forma uznania dla zawodu.

Zbyt długo pozwalaliśmy innym definiować naszą pracę i narzędzia, których używamy. A rola EA ewoluuje: więcej partnerstwa strategicznego, więcej odpowiedzialności operacyjnej, więcej wpływu. Potrzebujemy systemów, które tę przemianę wspierają.

VAST daje administracji moc: kontrolę, widoczność, efektywność i możliwość pracy na poziomie, który odpowiada rzeczywistemu zakresowi tej roli.

To krok w stronę odzyskania sprawczości nad własnym zawodem. Jeśli administracja ma pełnić coraz bardziej wpływowe funkcje, potrzebuje technologii stworzonej dla niej, a nie adaptowanych systemów z innych profesji. VAST pozwala nam tworzyć tę przyszłość zamiast czekać, aż ktoś zrobi to za nas.

Elizabeth: Często mówisz o potrzebie „zrewitalizowania branży administracyjnej od podstaw”. Jak według Ciebie wygląda ta transformacja i co sprawia, że po ponad 30 latach nadal tak mocno wspierasz zawód Executive Assistant?

Molly: Mimo że pracuję w administracji od ponad 30 lat, w cywilnym sektorze działam dopiero od 13 lat, i byłam szczerze zaskoczona tym, co zastałam. W zawodzie, który istnieje w każdej branży i każdym kraju, zabrakło spójności. Brakuje jednolitego systemu rozwoju, wspólnego modelu kariery, centralnego głosu mówiącego w imieniu branży, przynajmniej w Stanach Zjednoczonych.

Spodziewałam się ugruntowanego ekosystemu. Zamiast tego znalazłam lukę. Więc zaczęłam ją wypełniać.

Kiedy mówię o rewitalizacji administracji, mam na myśli traktowanie jej tak, jak traktujemy każdy wykwalifikowany zawód: z odpowiednimi standardami, społecznością, narzędziami, edukacją i ścieżką rozwoju na lata.

Admini nie są już „wsparciem biurowym” w tradycyjnym sensie. Jesteśmy liderami operacyjnymi, architektami procesów, osobami minimalizującymi ryzyko, strażnikami kultury organizacyjnej i partnerami strategicznymi. Ale zawód nie jest jeszcze oficjalnie pozycjonowany w ten sposób.

Uwielbiam tę profesję i głęboko wierzę w ludzi, którzy ją wybierają. Profesjonaliści administracyjni to serce każdej organizacji, to cicho koordynujące procesy, na których inni polegają. Najlepsze EA, z jakimi pracowałam, mają jedną wspólną cechę: naprawdę dbają o sukces, rozwój i dobro całego zespołu. To ogromna siła.

EAs mają wyjątkową perspektywę. Widzimy każdą część biznesu. Współpracujemy ze wszystkimi szczeblami. Znamy organizację od środka. To pozycjonuje nas nie tylko jako tych, którzy wspierają liderów, ale jako tych, którzy mogą nimi zostać.

Moja motywacja jest prosta: ten zawód zasługuje na rzecznictwo, infrastrukturę, innowacje i szacunek. Zasługujemy na narzędzia stworzone dla nas. Na spójną społeczność. Na profesjonalną tożsamość odzwierciedlającą strategiczny wpływ, który wnosi administracja.

Rewitalizacja oznacza nadanie tej branży struktury, widoczności i głosu. Oznacza przekształcenie rozproszonych talentów w silną sieć. I zapewnienie, że następne pokolenie profesjonalistów administracyjnych nie będzie musiało „radzić sobie samo”, lecz będzie mogło rozwijać się w zawodzie, który świadomie je wspiera.

Elizabeth: Jako osoba, która przez całe życie pomagała innym porządkować chaos, czy to w wojsku, biznesie i technologii, jak dziś odnajdujesz równowagę i inspirację?

Molly: Inspiracja jest łatwa. Ona żyje w społeczności administracyjnej. Co tydzień w moim podkaście rozmawiam z profesjonalistami z całego świata, każdy ma swoją historię, ale wątki zawsze się łączą. Wszyscy chcemy rozwoju, szacunku, społeczności i jasnej wizji przyszłości. Słuchanie tych głosów daje mi energię. Przypomina, dlaczego ta praca ma znaczenie.

Wojsko nauczyło mnie widzieć problem i iść w stronę rozwiązania, a nie czekać na pozwolenie. Ten instynkt, połączony z moim własnym uporem i perfekcjonizmem, czasem błogosławieństwem, czasem przeszkodą, ciągle pcha mnie dalej. I szczerze mówiąc, uwielbiam to, co robię. Każdy przedsiębiorca musi kochać swoją branżę, bo przedsiębiorczość nie jest łatwa. Pasja sprawia, że nawet trudne dni stają się znaczące.

A równowaga… to zupełnie inna kwestia.

Powtarzałam to już wcześniej i nie wszyscy się z tym zgadzają: nie wierzę w równowagę. Równowaga zakłada, że wszystko dostaje tyle samo czasu, energii i uwagi. Tak nie wygląda prawdziwe życie. Kariery mają swoje sezony. Rodziny mają sezony. Biznesy mają sezony.

Zawsze będzie coś, co wymaga od nas więcej. Dlatego wierzę nie w równowagę, ale w wsparcie.

Mam wspaniałego męża, kochającą rodzinę i społeczność zawodową, która mnie wspiera. Kiedy praca wymaga ode mnie więcej, mam ludzi, którzy dbają o moją przestrzeń osobistą. Kiedy życie prywatne staje się priorytetem, mam specjalistów, którzy podtrzymują działanie firmy. To dla mnie zdrowsze niż pogoń za idealną równowagą, która nie istnieje.

Życie nie jest zbalansowane ale jest wsparte. A kiedy budujesz właściwy system wsparcia, możesz inwestować energię tam, gdzie jest najbardziej potrzebna, bez poczucia, że wszystko inne się rozpada. To właśnie pozwala mi pozostać zainspirowaną, skupioną i głęboko oddaną pracy, którą kocham.

Dziękuję!

---

Dołącz do naszej Serii Inspire!

Każdy głos ma znaczenie. Każda historia inspiruje.

Twoja historia może zainspirować kolejne pokolenia. Dołącz do globalnej inicjatywy, która zmienia sposób postrzegania zawodu Executive Assistant.

Dołączam!