Poza administracją: Rebecca Agyirba Afful o przywództwie, poczuciu sensu i budowaniu społeczności w Ghanie

Za każdym skutecznym liderem często stoi osoba, która wnosi klarowność, strukturę i spokój na długo przed podjęciem kluczowych decyzji. W tej odsłonie INSPIRE Series mamy zaszczyt zaprezentować historię Rebekki Agyirby Afful, doświadczonej Executive Assistant, autorki, trenerki oraz założycielki Network of Administrative Professionals Ghana (NAPG). Z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem we wspieraniu liderów w dyplomacji, organizacjach międzynarodowych i sektorze non-profit, Rebecca wnosi świeżą perspektywę na nowoczesne wsparcie liderów. Jej historia podważa przestarzałe postrzeganie pracy administracyjnej i ukazuje strategiczny, ludzki oraz liderski wymiar roli Executive Assistant.

Rebecca Agyirba Affull | Programme Assistant | Delegacja Unii Europejskiej w Ghanie | LinkedIn

Rebecca jest zorientowaną na wyniki profesjonalistką administracyjną z bogatym doświadczeniem w zakresie wsparcia kadry kierowniczej, zarządzania biurem, koordynacji projektów i zarządzania wydarzeniami. Doskonale radzi sobie z zarządzaniem złożonymi systemami administracyjnymi oraz wspieraniem kadry kierowniczej wyższego szczebla w osiąganiu efektywności operacyjnej. Pełniła kluczowe role administracyjne w międzynarodowych organizacjach, takich jak Delegacja Unii Europejskiej w Ghanie, Międzynarodowy Instytut Zarządzania Wodami oraz Wysoka Komisja Kanady. Jest również trenerką, prelegentką i autorką, z pasją wspierającą profesjonalistów w budowaniu pewności siebie i kompetencji na drodze rozwoju zawodowego.

---

Elizabeth Sutkowska: Rebecca, zbudowałaś imponującą karierę, wspierając liderów w dyplomacji, organizacjach non-profit i instytucjach międzynarodowych. Co początkowo przyciągnęło Cię do zawodu Executive Assistant i co sprawiło, że pozostałaś w nim z pełnym zaangażowaniem przez ponad dekadę?

Rebecca Agyirba Afful: Moja droga do tego zawodu zaczęła się przypadkiem, a nie z wyboru. Na studiach myślałam o zostaniu sekretarką dwujęzyczną, jednak jeden z menedżerów, z którym miałam kontakt, odradził mi ten pomysł, twierdząc, że nie jest to rola dla absolwentki studiów wyższych. Z perspektywy czasu widzę, że bardzo się mylił, bo ta rola ogromnie się rozwinęła i zmieniła od tamtego momentu.

Miałam epizod w sektorze bankowym, gdzie wykonywałam zadania bardzo zbliżone do roli Executive Assistant. To doświadczenie uświadomiło mi, jak bardzo lubię pracować u boku liderów i pomagać im skupić się na tym, co najważniejsze. Od tego momentu zaczęłam świadomie poszukiwać ról, które pozwalały mi wspierać kadrę zarządzającą najwyższego szczebla.

Tym, co sprawiło, że zostałam w tym zawodzie, jest wpływ, jaki mogę mieć. Praca Executive Assistant daje mi unikalną perspektywę na przywództwo, procesy decyzyjne i strategię organizacyjną. Miałam przywilej wspierania liderów w różnych sektorach, od dyplomacji po biznes i organizacje non-profit, i żaden dzień nigdy nie był taki sam. Różnorodność sprawia, że nieustannie się uczę, wyzwania pozwalają mi się rozwijać, a zaufanie, jakim obdarzają mnie liderzy, daje mi poczucie stabilności i sensu.

Elizabeth: Powiedziałaś kiedyś, że praca administracyjna to „coś więcej niż etap przejściowy, to świadomie wybrany zawód”. Jaki moment w Twojej karierze sprawił, że zrozumiałaś, iż rola Executive Assistant to nie tylko praca, ale powołanie?

Rebecca: Ta świadomość przyszła w momencie, gdy zaczęłam dostrzegać efekt domina mojej pracy; nie tylko w sprawnym funkcjonowaniu biura, ale w realnym wpływie na decyzje liderów i wyniki zespołów. Pamiętam, jak wspierałam jednego z dyrektorów podczas wyjątkowo wymagającego projektu. Moja rola nie polegała jedynie na zarządzaniu kalendarzem czy korespondencją, ale chodziło o przewidywanie wyzwań, koordynację zespołów i tworzenie porządku, który pozwalał liderowi skupić się na strategii. Gdy projekt zakończył się sukcesem, wyraźnie zobaczyłam, jak duży wpływ miała moja praca, choć pozostawała ona w tle.

Ten moment zmienił wszystko. Przestałam postrzegać tę rolę jako pracę przejściową, a zaczęłam widzieć ją jako zawód wymagający inteligencji, dojrzałości emocjonalnej i myślenia strategicznego. Od tego czasu świadomie postanowiłam doskonalić się w tej profesji, stale się uczyć, być mentorem innych i zabiegać o większe uznanie dla profesjonalistów administracyjnych.

To głęboko satysfakcjonująca praca, ponieważ polega na umożliwianiu innym skutecznego przywództwa, jednocześnie wnosząc do tej współpracy własne przywództwo. Wtedy zrozumiałam, że to nie jest tylko to, co robię, tylko to jest to, kim jestem.

Elizabeth: Założenie Network of Administrative Professionals Ghana (NAPG) stworzyło prawdziwe poczucie wspólnoty dla Executive Assistants w Twoim kraju. Co zainspirowało Cię do rozpoczęcia tego ruchu i jak zauważasz, że zmienia on postrzeganie zawodu w Ghanie?

Rebecca: Kiedy zaczynałam swoją karierę jako Executive Assistant, było mi bardzo trudno bo był to mój pierwszy kontakt z tym zawodem, a w tamtym czasie nie istniały jeszcze tutoriale na YouTube ani profesjonalne stowarzyszenia, przynajmniej nie w Ghanie. Uczyłam się głównie metodą prób i błędów. W miarę rozwoju kariery nadszedł moment, w którym bardzo potrzebowałam wspierającej społeczności oraz przestrzeni do wymiany doświadczeń, rozmów z osobami rozumiejącymi realia tej pracy i wzajemnej nauki.

Większość organizacji, na które trafiałam, działała poza krajem, co uświadomiło mi, że zapewne wiele innych osób w Ghanie widzi to podobnie. Wraz z kilkoma znajomymi o podobnym podejściu stworzyliśmy więc cykliczne wydarzenie networkingowe pod nazwą Resilient and Effective Administrative Professionals Cocktail Hour - REACH (spotkania biznesowe pod hasłem Elastyczni i skuteczni specjaliści ds. administracji). Entuzjazm i energia tych spotkań były niesamowite i to właśnie one przerodziły się w Network of Administrative Professionals Ghana (NAPG).

Stowarzyszenie jest jeszcze młode, dlatego być może zbyt wcześnie, by w pełni ocenić zmianę postrzegania zawodu w skali publicznej. Jednak jedną wyraźną zmianę zauważyliśmy u samych naszych członków. Stali się bardziej pewni siebie, bardziej widoczni i bardziej świadomi wartości, jaką wnoszą do swoich organizacji. To poczucie wzmocnienia i zawodowej dumy jest dokładnie tym, po co istnieje NAPG i tym, co motywuje mnie do dalszego budowania tego ruchu.

Elizabeth: Twoja książka Level Up Your Career łączy praktyczne wskazówki z budowaniem wewnętrznej siły. Gdybyś mogła przekazać jedną radę z książki, którą każdy asystent, szczególnie w Afryce, powinien wziąć sobie do serca, co by to było?

Rebecca: Jeśli miałabym przekazać jedną kluczową myśl z tej książki, brzmiałaby ona tak: Twoja kariera jest Twoją odpowiedzialnością, nie Twojego lidera ani Twojej organizacji.

Zbyt często czekamy, aż ktoś dostrzeże nasz potencjał lub otworzy przed nami kolejne drzwi. Tymczasem rozwój zawodowy nie dzieje się przypadkiem, jest wynikiem świadomych decyzji i konsekwentnych działań. Level Up Your Career (Podkręć swoja karierę) oferuje konkretne kroki, strategie i wskazówki, które pomagają przejść z miejsca, w którym jesteś, do miejsca, do którego chcesz dotrzeć, niezależnie od tego, czy chodzi o budowanie pewności siebie, rozwijanie nowych kompetencji, czy przygotowanie się do ról liderskich.

Dla asystentów w Afryce ta zmiana myślenia jest szczególnie istotna. Pracujemy w środowiskach, które wciąż uczą się dostrzegać strategiczną wartość naszej roli. Dlatego musimy brać odpowiedzialność za własny rozwój, inwestować w naukę, budować sieci kontaktów i pokazywać realny wpływ naszej pracy. Kiedy to robimy, nie tylko zmieniamy swoje kariery ale zmieniamy sposób postrzegania całej profesji.

Elizabeth: Pracowałaś na styku różnych kultur i stylów przywództwa, od Unii Europejskiej po organizacje zarządzane lokalnie w Afryce. Jak Twoje doświadczenia w Ghanie ukształtowały Twoje spojrzenie na prawdziwe partnerstwo między Executive Assistant a liderem?

Rebecca: Praca w Ghanie ukształtowała moje rozumienie partnerstwa w bardzo praktyczny i ludzki sposób. Przywództwo ma tu charakter relacyjny i często wymaga elastyczności w obliczu ograniczonych zasobów lub zmieniających się priorytetów. Dlatego EA, który chce zbudować prawdziwe partnerstwo z liderem, musi wyjść daleko poza wykonywanie zadań, i musi nauczyć się synchronizacji z głową, rękami i sercem swojego lidera (terminy zapożyczone z webinaru, w którym niedawno uczestniczyłam).

Synchronizacja z głową oznacza zrozumienie sposobu myślenia i podejmowania decyzji przez lidera. W moim doświadczeniu wymaga to budowania aktywnej pętli informacji zwrotnej, jasnej komunikacji priorytetów i postępów, regularnych spotkań kontrolnych oraz zadawania pytań zamiast opierania się na założeniach. W dynamicznym środowisku pracy w Ghanie taki poziom spójności zapobiega nieporozumieniom i pozwala szybko reagować na zmiany. Oznacza to również jasność co do oczekiwań dotyczących wyników, stylu komunikacji i priorytetów strategicznych.

Synchronizacja z rękami to inicjatywa i gotowość do działania, zanim problemy eskalują. W wielu ghańskich organizacjach liderzy w dużym stopniu polegają na EA w tworzeniu porządku w złożonych sytuacjach. To nauczyło mnie wyprzedzać wydarzenia, rozwiązywać problemy na wczesnym etapie i budować silne relacje w całej organizacji. Gdy konsekwentnie dotrzymujesz terminów, profesjonalnie zarządzasz wymaganiami i stajesz się osobą pierwszego kontaktu, to uwalniasz czas lidera aby mógł się skupić na strategii i właśnie tam rodzi się prawdziwe partnerstwo.

I wreszcie synchronizacja z sercem. Przywództwo w Afryce jest głęboko relacyjne, dlatego emocjonalny wymiar współpracy ma ogromne znaczenie. Empatia, język „my”, docenianie różnic oraz budowanie zaufania opartego na autentycznej trosce tworzą relację, która jest nie tylko skuteczna, ale też głęboko ludzka. Gdy wartości są spójne, a wzajemny szacunek obecny, miejsce pracy staje się bardziej współpracujące, a mniej transakcyjne.

Moje doświadczenia w Ghanie pokazały mi, że najsilniejsze partnerstwa powstają wtedy, gdy EA i lider myślą razem, działają razem i dbają o wspólny sukces. To jest fundament nowoczesnego wsparcia liderów, i wierzę, że wykracza on poza granice kultur.

Dziękuję!

---

Dołącz do naszej Serii Inspire!

Każdy głos ma znaczenie. Każda historia inspiruje.

Twoja historia może zainspirować kolejne pokolenia. Dołącz do globalnej inicjatywy, która zmienia sposób postrzegania zawodu Executive Assistant.

Dołączam!