Jan Jones o istocie roli Executive Assistant i dlaczego należy zachować jej integralność
- Elizabeth Sutkowska
- 12 sty
- 13 minut(y) czytania
Zaktualizowano: 2 dni temu
Niektóre głosy kształtują zawód nie poprzez podążanie za trendami, ale poprzez zakotwiczenie go w prawdzie. Jan Jones jest jednym z nich. Na długo zanim rola Executive Assistant stała się przedmiotem rozmów o strategii, widoczności i transformacji, Jan redefiniowała ją już poprzez praktykę, precyzję i bezkompromisowe standardy. Jako była Executive Assistant globalnej ikony, takiej jak Tony Robbins, wyłączny przedstawiciel guru małych firm, Michaela Gerbera, i autorka uznanej na całym świecie książki „The CEO’s Secret Weapon”, przez dekady artykułowała, jak naprawdę wygląda wyjątkowe partnerstwo między liderami a asystentami, nie w teorii, ale w praktyce. W tym wyjątkowym wywiadzie dla Serii INSPIRE, Jan z niezwykłą jasnością zastanawia się nad ewolucją zawodu Executive Assistant, błędnymi przekonaniami, które wciąż go otaczają, oraz ponadczasowymi zasadami, które muszą zostać zachowane, aby rola ta zachowała swoją integralność. Mówi szczerze o zaufaniu, partnerstwie, pewności siebie i często pomijanej ludzkiej inteligencji, której żadna technologia nie jest w stanie zastąpić. To nie jest celowo krótka lektura. To zaproszenie do zwolnienia tempa, refleksji i zanurzenia się w głębi mądrości, którą mogą zaoferować jedynie dekady doświadczenia. Dla Executive Assistants, liderów i każdego, kto rozumie, że doskonałość opiera się na fundamentach, ta rozmowa to prawdziwa lekcja i przypomnienie, dlaczego ten zawód zawsze miał znaczenie.
Jan Jones jest autorką uznanej na całym świecie książki „The CEO’s Secret Weapon: How Great Leaders and Their Assistants Maximize Productivity and Effectiveness”. Jan była Executive Assistant, specjalizującą się we wspieraniu dynamicznych liderów biznesu. Dziś jest odnoszącą sukcesy bizneswoman, która wciąż pasjonuje się zawodem Executive Assistant i wyjątkowym wkładem, jaki rola asystenta wnosi do biznesu.
Elizabeth Sutkowska: Jan, świat biznesu zmienił się diametralnie od czasów, gdy wspierałaś liderów takich jak Tony Robbins. Z Twojej perspektywy, jak zmieniła się istota roli Executive Assistant i gdzie, Twoim zdaniem, absolutnie nie powinna się zmienić, jeśli chcemy zachować integralność tego zawodu?
Jan Jones: Istota oznacza „to, co niezbędne”. Jeśli istota roli Executive Assistant ulegnie zmianie, przestanie ona realizować swój pierwotny cel lub intencję. Może to prowadzić do dezorientacji, i właśnie z czymś takim mamy dziś do czynienia. Zgadzam się, że sposób postrzegania tej roli wymaga aktualizacji, jednak jej zasadniczy cel musi pozostać nienaruszony. Biznes miałby ogromne trudności bez tej roli w takiej formie, w jakiej została pierwotnie zaprojektowana. Ten cel jest nadal aktualny. Wykonywanie tego zawodu z konieczności musi się rozwijać i zmieniać, ale nie jej fundamentalna natura.
Rola Executive Assistant istnieje po to, aby zapewnić biznesowi administracyjną infrastrukturę. Ten cel jest fundamentem, na którym wszystko inne się opiera i buduje. Niezależnie od tego, czy zadanie jest podstawowe czy zaawansowane, czy ma charakter strategiczny w intencji lub realizacji to celem tej roli, jej Why (Dlaczego), jest zapewnienie liderom krytycznie potrzebnego wsparcia, aby mogli realizować swój konkretny cel. Na asystencie spoczywa odpowiedzialność, aby dogłębnie zrozumieć, na czym ten cel polega, tak by móc odpowiadać na potrzeby partnerstwa, czerpiąc ze wszystkich taktycznych i strategicznych zasobów, jakie oferuje ta rola.
Od dawna utrzymuję, że asystenci definiują rolę Executive Assistant zbyt wąsko. Dzisiejsze rozmowy o „strategiczności” dotyczą tej części roli, która była niedostatecznie realizowana lub wręcz ignorowana, mimo że od zawsze była jej integralnym elementem. To nie jest nowa, współczesna koncepcja. Są Executive Assistants, którzy nie wdrażali tej roli w jej pełnym potencjale. To nie rola wymaga zmiany. To sposób jej realizacji musi stać się bardziej solidny i dojrzały.
Uważam, że zarówno asystenci, jak i biznes jako całość, nie do końca rozumieją prawdziwą naturę tej roli, która od zawsze obejmowała wsparcie wykraczające poza pracę wykonywaną przy klawiaturze. Chodzi o pracę wymagającą kreatywnego i krytycznego myślenia, inicjatywy, wizji, wiedzy, zaradności oraz zdolności realizacyjnych. Tak właśnie działają asystenci, którzy są w pełnej synchronizacji ze swoimi liderami. Wykonują oni pracę, którą ich liderzy wykonywaliby sami, gdyby była ona lepszym wykorzystaniem czasu lidera. Jest to zarówno praca taktyczna, jak i strategiczna. Pełny wymiar roli Executive Assistant zawsze łączy jedno z drugim.
Przełom w roli asystenta biznesowego nie jest niczym nowym. Sposób wykonywania tej pracy jest nieustannie poddawany zmianom. Dynamiczne tempo biznesu i przyspieszony rozwój technologii zawsze będą czynnikami wpływającymi na tę rolę. Każde pokolenie tego doświadcza i uczy się dostosowywać do zmieniających się wymagań. Dziś mamy asystentów, którzy zaczynali pracę na maszynie do pisania, a obecnie korzystają z AI. To ogromna transformacja. Trendy przychodzą i odchodzą, priorytety się zmieniają, ale fundamenty pozostają niezmienne, chroniąc integralność roli Executive Assistant.
Zwycięzcy nie tylko uczą się podstaw, oni je opanowują do perfekcji. Wszystko, co robiłem, wszystko, co osiągnąłem, można prześledzić do sposobu, w jaki podchodziłem do fundamentów. Opanuj podstawy, a poziom wszystkiego, co robisz, wzrośnie. — Michael Jordan, koszykarz NBA, GOAT
To, co dziś mnie najbardziej martwi, to fakt, że dla niektórych asystentów ta rola wydaje się pozbawiona kierunku. Poszukują tożsamości, domagają się widoczności i uznania w zawodzie, który z definicji funkcjonuje za kulisami. I owszem, tak właśnie jest, ale to nie oznacza, że praca ta jest nieistotna, zbędna czy niewymagająca kompetencji. EAs muszą przestać przyjmować taką narrację. Niektórzy asystenci oczekują, że praca da im więcej, niż są gotowi do niej wnieść. W efekcie rola ta zaczyna wyglądać bardziej transakcyjnie, mniej jak powołanie czy ścieżka kariery, a satysfakcja z pracy maleje.
Zauważam również spadek pewności siebie wśród Executive Assistants. Często przypisuje się to ogólnemu brakowi uznania i szacunku dla tej roli, ale zastanawiam się, jaki udział w tym braku uznania mają sami asystenci? Dla tych, którzy chcą rewolucji w tym zawodzie, właśnie od tego miejsca proponuję zacząć. Zacznij od siebie. To jest w Twoich rękach. W ten sposób możesz wywołać zmianę. Jeśli chcesz ją zobaczyć to musisz nią być.
Tak, istnieje ogromne błędne postrzeganie tego, czym ta rola jest i do czego jest zdolna. Ale Executive Assistants mogą to skorygować poprzez jakość swojej pracy. Jeśli chcesz więcej to musisz robić więcej. Nie pracować ciężej (bo to już robisz), ale przekraczać wszelkie oczekiwania poprzez poziom swojej pracy. Wyróżnianie się poprzez tworzenie realnej wartości zwiększy twoją widoczność. Zbuduje pozytywne postrzeganie roli i pomoże zachować jej integralność oraz długowieczność.
Rola Executive Assistant zapewnia strategiczny punkt widzenia i szeroki zasięg w całej organizacji. Wiąże się z tym ogromna odpowiedzialność. Chroń kluczowe ludzkie cechy: uważność, hojność, nastawienie na służbę oraz pozytywne podejście. Te ponadczasowe wartości, wraz z innymi kluczowymi cechami omawianymi w mojej książce, są odporne na AI i inne przewidywalne trendy. To one pozwoliły tej roli pozostać stałym elementem biznesu w czasach dobrobytów i kryzysów. Jeśli pozostaną integralną częścią tej profesji, zapewnią jej jeszcze wiele dekad niezastąpionego wkładu w biznes.
Elizabeth: Byłaś świadkiem najmocniejszych partnerstw między liderami a asystentami, relacji opartych na głębokim zaufaniu, dyskrecji i wzajemnym szacunku. Co, z Twojego doświadczenia, odróżnia prawdziwe partnerstwo od jedynie funkcjonalnej relacji zawodowej i jak obie strony mogą takie partnerstwo budować?
Jan: Moje partnerstwa z liderami były udane, ponieważ miałam pełną świadomość tego, co wnoszę do tej relacji: doświadczenie, wiedzę, gotowość i wytrzymałość potrzebną do podjęcia ogromu pracy. Gdybym nie wierzyła w wartość, jaką wnoszę, nie byłabym w stanie stać ramię w ramię z moimi liderami i mieć pewności, że sprostam ich ogromnym oczekiwaniom. W tym sensie było to partnerstwo równych sobie, ale nigdy, przenigdy nie zapomniałam, że mój szef jest moim szefem, i zawsze okazywałam mu należny szacunek.
Partnerstwo zaczyna się już na etapie rekrutacji. Wiesz, czego będzie wymagało wspieranie lidera na tym poziomie, więc zadaj sobie pytanie, czy naprawdę chcesz zrobić to, co konieczne, aby umożliwić mu sukces, który jednocześnie staje się twoim sukcesem. W dłuższej perspektywie: czy ta osoba będzie warta ogromnej energii, jaką trzeba będzie włożyć, aby partnerstwo się powiodło?
Jedną rzecz jasno stawiałam od samego początku: musiałam być priorytetem dla mojego lidera. Jeśli nie mogłam uzyskać bezwarunkowej zgody na to, ta praca nie była dla mnie. Nie pracowałabym dla lidera, który nie rozumie, dlaczego jego asystent powinien być traktowany priorytetowo. Priorytet oznacza: jeśli dzwonię, Ty odbierasz. Jeśli pukam do drzwi, Ty podnosisz wzrok i poświęcasz mi uwagę. To mówi o zaufaniu w partnerstwie. To sygnał: wiem, że jesteś ze mną zsynchronizowana, znasz moje priorytety, nie zmarnujesz mojego czasu. To są wzajemne zapewnienia, które tworzą dojrzałe partnerstwo.
Sympatia i szacunek rozwijają się z czasem, ale już na wczesnym etapie musi pojawić się jakaś forma chemii, poczucie możliwości i potencjału, które ekscytuje na tyle, by podjąć zobowiązanie. Partnerstwo oznacza wspólne aspiracje. Wszyscy są na pokładzie i poruszają się w tym samym, uzgodnionym kierunku. Przy pełnym zgraniu obie strony będą się rozwijać i odnosić sukcesy.
Moi liderzy i ja byliśmy centralnymi postaciami w swoich życiach zawodowych. Tak zawsze jest w zespołach EA–Executive osiągających najwyższe wyniki. Łączyło nas wspólne zobowiązanie wobec pracy. Nieustannie się komunikowaliśmy, informowaliśmy nawzajem, a moi liderzy nie mieli wątpliwości, że są w dobrych rękach i że ich interesy są stale chronione. W ten sposób rodzi się zaufanie. Gdy czujesz się obdarzona zaufaniem, nie wahasz się wykonywać swojej pracy. Nie unikasz trudnych tematów. Mówisz prawdę bez obawy o konsekwencje.
Moi szefowie byli mentorami, którzy nie narzucali się swoją obecnością. Widzieli moją pasję do pracy, nieustanną chęć nauki i dążenie do bycia najlepszą. To jest dla liderów nieodparcie imponujące. Nagradzają postawę „dam radę” nowymi możliwościami. Dzięki ich wsparciu możesz rozwijać doskonałość, ciekawość i pewność siebie. Czułam, że nic nie stoi mi na drodze. To rodzaj pewności siebie, który pozwala podejmować oszacowane ryzyko i rozwijać decyzyjność. Ryzyko nie jest tym samym co lekkomyślność i warto o tym pamiętać przy podejmowaniu decyzji o wysokiej stawce.
Wspólne wartości i etyka, zaufanie, szacunek, komunikacja, humor, transparentność, uczciwość, poufność, pewność siebie, dyskrecja i dyplomacja, to tkanka łączna udanych partnerstw. Partnerstwo zawsze działa w dwie strony.
Zawsze mów swojemu liderowi prawdę, a nie tylko to, co chce usłyszeć. Lizusi nie są równorzędnymi partnerami. Musicie troszczyć się o siebie na poziomie ludzkim, nie jedynie jako transakcyjny środek do celu. Moi szefowie regularnie pytali mnie: „Jak się masz? Czy jest coś, czego ode mnie potrzebujesz?”. Jeden z nich, na początku naszej współpracy, powiedział mi: „Jeśli jest coś, co chciałabyś robić w tej firmie, daj mi znać”. Jak można nie być wdzięcznym za taki poziom zaufania i hojności?
Łączy was wspólna empatia, ponieważ wasze role bywają samotne i niewdzięczne. Bądźcie dla siebie powiernikami. Świadomość, że macie swoje plecy, daje poczucie spokoju i bezpieczeństwa. Lider może polegać na tobie jako na swoim „drugim ja”. Powierza ci ogromną odpowiedzialność a to jest wyraz szacunku. Przede wszystkim jednak nigdy nie zapominaj, że twój szef jest twoim szefem. Widziałam wiele partnerstw EA–Executive, które szybko się rozpadały, gdy asystent stawał się zbyt ważny we własnych oczach.
Zrozumienie tego, co robisz i dlaczego to ma znaczenie, sprawia, że praca daje satysfakcję. Pomaga docenić wkład i wartość, jaką wnosisz. Widzisz swoje miejsce w większym obrazie. Nie czujesz się niewidzialnym trybikiem w maszynie. Tak jak w starej historii o murarzu, nie widzisz siebie jako osoby budującej mur, lecz jako kogoś, kto pomaga budować katedrę. To właśnie taka wizja jest potrzebna, aby czuć sens swojej pracy i budować żywe, angażujące, produktywne partnerstwo z liderem.
Elizabeth: W książce "The CEO’s Secret Weapon" piszesz o „cechach namacalnych i nienamacalnych”, które odróżniają dobrych asystentów od naprawdę wybitnych. Czy mogłabyś podać przykład, w jaki sposób te nienamacalne cechy, takie jak empatia, intuicja czy odwaga, wpłynęły na ścieżkę zawodową asystenta lub lidera, którego miałaś okazję obserwować?
Jan: Czuję się zaszczycona, że spotkałam rzadki typ asystentów, którzy emanują kompetencją i skutecznością. Są nieliczni, zawodowo bezkonkurencyjni, a jednocześnie niezwykle rzeczowi i powściągliwi w swoim wyjątkowym poziomie. O niektórych z nich pisałam w mojej książce. Tym, co czyni ich naprawdę niezwykłymi, jest sposób, w jaki opanowali nienamacalne cechy, takie jak dyplomacja, takt, rozwaga, dobre maniery, nienaganny wygląd w połączeniu z ponadprzeciętną wiedzą biznesową i zdolnością realizacji zadań. Są znakomitymi reprezentantami swoich liderów i organizacji. Stanowią uosobienie dyskrecji i profesjonalizmu i rzadko kiedy popełniają błąd.
Pokora to cecha, którą szczególnie cenię u ludzi osiągających wysokie wyniki, zarówno wśród odnoszących sukcesy przedsiębiorców, jak i Executive Assistants. Ich kompetencje są oczywiste. Nie wkładają energii w budowanie wizerunku. Pozwalają, by ich osiągnięcia mówiły same za siebie. Rozwinęli siłę autorytetu, która pozwala im skutecznie doprowadzać sprawy do końca.
Napisałam artykuł o takiej właśnie kobiecie. Nazywa się Maureen Chant. Przez sześćdziesiąt dwa lata wspierała swojego szefa-miliardera, Kanadyjczyka Jima Pattisona. Maureen odpowiada za prowadzenie wielu działów jego konglomeratu (zatrudniającego około 50 000 osób). Nadal nazywa siebie Administrative Assistant. Nigdy nie była zainteresowana zmianą tytułu. Powiedziała mi, że nie obchodzi jej nazwa stanowiska, chce po prostu wykonywać swoją pracę. Dziś ma ponad 80 lat i nadal przychodzi do biura pięć dni w tygodniu. Byłoby sześć, ale jak sama mówi, jej mobilność nie jest już taka jak kiedyś. Maureen figuruje w Księdze Rekordów Guinnessa jako najdłużej pracująca „administrative assistant” dla tej samej osoby na świecie. Maureen to mój ideał Executive Assistant. Ona i Jim Pattison są doskonałą definicją partnerstwa, zarówno w wymiarze namacalnym, jak i nienamacalnym. Zapytałam ją, jak zbudowali zaufanie. Odpowiedziała, że był to proces krok po kroku, aż jej lider nauczył się na niej polegać. To cenna wskazówka: bądź osobą, na której można polegać. Wywiad z Maureen można przeczytać tutaj.
Inni asystenci, którzy mnie fascynują, to m.in. niezwykle przenikliwa Sylvia Bloom. Gdy jej szef inwestował w akcje, ona odkładała z pensji tyle, ile mogła, i inwestowała w te same spółki. Żyła skromnie w swoim nowojorskim mieszkaniu. Nikt nie podejrzewał, jak bardzo była zamożna. Po jej śmierci okazało się, że pozostawiła majątek o wartości 8 milionów dolarów, z czego większość przeznaczyła na stypendia dla studentów z mniej uprzywilejowanych środowisk.
Inną niezwykłą postacią była Bette Nesmith Graham, sekretarka z lat 50. XX wieku. To ona przy kuchennym stole wynalazła korektor „White-Out”. W 1979 roku sprzedała swoją firmę koncernowi Gillette. Dzięki temu stała się bardzo bogata, gromadząc 47 milionów dolarów plus tantiemy.
Wszyscy znamy też wybitne kobiety, które były kiedyś asystentkami lub przez pewien czas wykonywały pracę sekretarską. Należą do nich m.in.: Mary Barra, obecna CEO General Motors; Colleen Barrett, była Executive Assistant, a później prezes Southwest Airlines; autorka J.K. Rowling; była CEO Hewlett-Packard Carly Fiorina; dziennikarka i prezenterka Barbara Walters; a także komiczka, przedsiębiorczyni i osobowość telewizyjna Joan Rivers. Jakże imponującą ścieżkę wyznaczyły te kobiety na całym świecie. Gdybym mogła je spotkać, zapytałabym czy, podobnie jak w moim przypadku, doświadczenie zdobyte w zawodzie asystenta odegrało rolę w ich sukcesie biznesowym. Wiem, że w moim przypadku tak było, i nie mogłabym być za to bardziej wdzięczna.
Elizabeth: Dla Executive Assistants wchodzących dziś do zawodu, często w szybkim, technologicznym środowisku, jaką mądrość chciałabyś im przekazać, bazując na swoich doświadczeniach z najwyższego poziomu partnerstwa i doskonałości? Jakie nastawienie powinni przyjąć, jeśli chcą być nie tylko skuteczni, ale naprawdę niezastąpieni?
Jan: Nie wierzę, że ktokolwiek jest niezastąpiony, ale powinnaś sprawić, aby wszyscy byli absolutnie przekonani, że taka jesteś. Pracuj i dostarczaj rezultaty w taki sposób, by inni byli pewni, że nie są w stanie bez ciebie funkcjonować. Zwróć na siebie uwagę osób na wysokich stanowiskach i rób wszystko, aby być postrzeganą jako osoba o wysokim potencjale, w którą warto inwestować.
W roli Executive Assistant wychodzenie ponad standard jest standardem. Wymaga to pełnego zaangażowania i szczerej intencji. Jak inaczej można sprostać zadaniu o tak ogromnej skali? Ze względu na nieproporcjonalnie wysokie i nieustannie zmieniające się wymagania musisz mieć podejście „cokolwiek trzeba”, w przeciwnym razie frustracja będzie narastać, a satysfakcja z pracy pozostanie nieosiągalna.
Twoje nastawienie musi się zmienić z myślenia, że ta rola jest „o tobie”, na świadomość, że jest „o pracy”. Jesteś tam, aby służyć wspólnej wizji. Wizji, w którą absolutnie musisz wierzyć, jeśli chcesz ją w pełni realizować. Bądź widoczna dla swojego lidera. Komunikuj się nieustannie. Jeśli czegoś nie wiesz, po prostu pytaj. Bądź ciekawa. Bądź hojna w dawaniu swojej energii i talentu. Nie stawiaj zbyt wielu granic. Mówienie „tak” i wchodzenie w nowe zadania prowadzi do możliwości i sukcesu. Ucz się wszystkiego, co możliwe. Bądź wdzięczna za swoją pracę i za możliwość pokazania swoich talentów.
Buduj swoje kompetencje w tej roli. Uczyń ją taką, jaką chcesz, aby była. Bądź samodzielna, inicjuj działania z pasją i determinacją. Znaj cele i priorytety swojego lidera i bądź czujna na to, jak się zmieniają bo to będzie wpływać na sposób, w jaki realizujesz zadania i dostarczasz wysokiej jakości rezultaty. Nie biegaj w poszukiwaniu pochwał i „przybijania piątek”. Nadmierna potrzeba uznania nie jest atrakcyjna i nie buduje zaufania do ciebie. Dawaj więcej, niż kiedykolwiek mogliby ci zapłacić. Daje to psychologiczną przewagę.
Zbuduj ogromny kapitał osobisty, pewność siebie i wiarę we własne możliwości. Ta wiedza i doświadczenie mogą zaprowadzić cię w miejsca, o których nigdy byś nie pomyślała, siedząc po cichu przy biurku i zastanawiając się, czy ktokolwiek w ogóle to zauważa. Tak naprawdę zauważają, ale ważniejsze jest to, że ty sama to zauważasz. Często mów sobie „dobra robota”.
Nie poświęcaj swojego zdrowia. Nie kompromituj swoich wartości i etyki. Trzymaj głowę wysoko. Gdy trzeba broń swojego stanowiska, zawsze z szacunkiem. Nigdy nie pozwól, aby twoja profesjonalna postawa się zachwiała.
Moje osiągnięcia mówią same za siebie i jestem z tego dumna. Kiedy spojrzycie wstecz na swoje kariery Executive Assistant, mam nadzieję, że będzie dokładnie tak samo.
Dlaczego uważasz, że jestem najlepszym zawodnikiem na świecie? Bo nigdy nie nudzą mnie podstawy. — Kobe Bryant, legenda NBA
Komentarze