Spokój w środku burzy: jak Jacelyn Ng redefiniuje partnerstwo strategiczne od Singapuru po cały świat

W sercu dynamicznego świata biznesu Singapuru, Jacelyn Ng zyskała reputację „poskramiaczki chaosu” i zaufanej partnerki liderów na najwyższym szczeblu. Jako Executive Assistant oraz nowo mianowana Ambasadorka World Administrators Alliance w Azji, Jacelyn uosabia wewnętrzną siłę, strategiczne myślenie i spokój, które nadają nowy kierunek zawodowi EA. W tym wywiadzie dzieli się refleksjami o przywództwie, elastyczności i mocy spokoju, tego, który łączy ludzi, cele i działanie.

Jacelyn Ng | Executive Assistant | Singapur | LinkedIn

Znana jako „poskramiaczka chaosu”, Jacelyn Ng jest Executive Assistant, która pomaga liderom i zespołom zachować koncentrację w dynamicznych, szybko zmieniających się środowiskach. Wierzy, że rola EA wykracza daleko poza zadania administracyjne; obejmuje budowanie zaufania, wprowadzanie klarowności i tworzenie realnego wpływu zza kulis. Z pasją wspiera rozwój i głos profesjonalistów administracyjnych, aktywnie angażując się w globalne sieci EA oraz dzieląc się wiedzą o strategicznej roli asystentów w biznesie i przywództwie. Wdzięczna za możliwość bycia częścią tych społeczności, Jacelyn ceni naukę, dzielenie się doświadczeniem i prawdziwe relacje, wierząc, że prawdziwa siła tego zawodu tkwi w zaufaniu, klarowności i wzajemnym wsparciu.

---

Elizabeth Sutkowska: Jacelyn, zbudowałaś swoją karierę w Singapurze, w miejscu znanym z precyzji, tempa i nowoczesnej kultury biznesu. Jak dorastanie i praca w Singapurze wpłynęły na Twoje podejście do roli Executive Assistant oraz wspierania liderów?

Jacelyn Ng: Dorastając w Singapurze, nauczyłam się wartości ciężkiej pracy i pokory, aby skupić się na zadaniu, wykonać je dobrze i pozwolić, by efekty mówiły same za siebie. To sposób myślenia, z którym dorasta wielu z nas w Azji; buduje on fundament dyscypliny i cichej siły. Ta dyscyplina kształtuje mój sposób działania jako EA, czyli dokładność, niezawodność i dążenie do doskonałości zza kulis.

Z czasem jednak zrozumiałam, że choć pozwolenie, by praca mówiła za Ciebie, jest ważne, równie istotne jest nadanie jej głosu. Mówienie o swojej wartości to nie autopromocja, ale sposób, by pomóc innym dostrzec Twój wpływ oraz stworzyć widoczność dla Twojego lidera i zespołu. Cichy wpływ nadal jest wpływem i zasługuje na uznanie.

Multikulturowe środowisko Singapuru również nauczyło mnie, jak podchodzić do wspierania liderów. Dorastanie w otoczeniu różnych języków, kultur i perspektyw nauczyło mnie elastyczności, słuchania i szukania harmonii w różnicach. To właśnie pomogło mi wspierać liderów z różnych części świata z szacunkiem, zrozumieniem i empatią.

Elizabeth: Często opisujesz siebie jako „poskramiaczka chaosu z natury, twórczyni spokoju z wyboru”. W dzisiejszym świecie ciągłych zmian, jak w praktyce wygląda tworzenie spokoju i dlaczego ta umiejętność staje się coraz bardziej cenna w nowoczesnych organizacjach?

Jacelyn: Haha, tak! Dla mnie tworzenie spokoju oznacza bycie tym spokojnym głosem, gdy wokół zaczyna się zamieszanie. W każdym dynamicznym miejscu pracy chaos zawsze się pojawia, np. nagłe zmiany lotów, niespodziewane spotkania, pilne maile czy zmieniające się priorytety. Nie da się zatrzymać chaosu, ale można zdecydować, jak na niego zareagować.

Tworzenie spokoju oznacza zachowanie jasności myślenia, gdy wszystko zaczyna się sypać. Skupiasz się na tym, co trzeba zrobić tu i teraz, i działasz. Kiedy wszyscy pędzą, Ty zachowujesz spokój i pomagasz ruszyć sprawom do przodu.

Elastyczność odgrywa tu ogromną rolę. Czasami rzeczy nie idą zgodnie z planem, i to w porządku. Wtedy szybko się dostosowujesz, aktualizujesz informacje dla właściwych osób i utrzymujesz płynność działań, nie pokazując nerwów zza kulis.

Ta umiejętność jest dziś ważniejsza niż kiedykolwiek. Wszystko dzieje się w błyskawicznym tempie, a informacje, harmonogramy i oczekiwania potrafią zmienić się w kilka minut. Osoba, która potrafi wnieść spokój, a nie tylko zarządzać zadaniami, pomaga liderom myśleć klarownie i podejmować lepsze decyzje.

Dla mnie „poskramianie chaosu” to umiejętność utrzymania stabilności i wspierania ludzi wokół. To bycie spokojem w czyjejś burzy po to, by praca, ludzie i cel mogli iść naprzód razem.

Elizabeth: Wspierałaś liderów w globalnych firmach inwestycyjnych, gdzie tempo jest szybkie, a oczekiwania wysokie. Czego te doświadczenia nauczyły Cię o partnerstwie, zaufaniu i wpływie, zwłaszcza wtedy, gdy działasz zza kulis?

Jacelyn: Zrozumiałam, że aby zbudować prawdziwe partnerstwo i zaufanie, nie możesz widzieć siebie wyłącznie jako osoby wspierającej, musisz myśleć jak partner biznesowy. Nie chodzi tylko o zarządzanie kalendarzem czy logistyką, ale o rozumienie priorytetów, czasu i tego, jak decyzje wpływają na szerszy obraz.

Miałam szczęście pracować z liderami, którzy widzą we mnie prawdziwego partnera, a nie tylko asystentkę. Doceniają mój osąd, umiejętność przewidywania i to, że pomagam im skupić się na tym, co najważniejsze, usuwając szumy i utrzymując płynność działań w tle. Takie partnerstwo nie powstaje z dnia na dzień a buduje się je konsekwencją, uważnością i zaufaniem.

Wpływ nie wynika z tytułu tylko z tego, jak działasz każdego dnia. Gdy zachowujesz spokój, myślisz z wyprzedzeniem i utrzymujesz bieg spraw nawet w chaosie, ludzie zaczynają ufać Twojemu osądowi.

Dla mnie wpływ dzieje się po cichu. Jest w drobnych rzeczach, na przykład, w wychwyceniu szczegółu, który inni przeoczyli, przygotowaniu lidera do spotkania, czy pomocy zespołowi w zachowaniu spójności, gdy priorytety się zmieniają. Nie musisz być najgłośniejszą osobą w pokoju, wystarczy, że pomożesz doprowadzić właściwe sprawy do końca.

Praca zza kulis nauczyła mnie, że prawdziwe partnerstwo polega na dopasowaniu, aby wiedzieć, kiedy wejść, kiedy się wycofać i kiedy pozwolić liderowi prowadzić. Ta równowaga buduje zaufanie, a tam zaczyna się prawdziwy wpływ.

Elizabeth: Jako nowa Ambasadorka World Administrators Alliance w Azji, pomagasz połączyć Executive Assistants z różnych kultur. Jakie unikalne perspektywy lub mocne strony, Twoim zdaniem, wnosi azjatycka społeczność EA na globalną scenę? I jak zrozumienie kulturowe może podnieść rangę naszego zawodu?

Jacelyn: To trudne pytanie i nie chciałabym mówić w imieniu wszystkich krajów Azji, bo każdy ma swoją własną kulturę i sposób pracy. Ale mogę podzielić się tym, co obserwuję w Singapurze i w kontaktach z innymi EA w regionie.

Najbardziej wyróżnia nas elastyczność. W Azji często pracujemy w różnych strefach czasowych, strukturach hierarchicznych i kulturowych, czasem w ciągu jednego dnia. To uczy szybko czytać sytuację, komunikować się z szacunkiem i dostosowywać styl w zależności od rozmówcy.

Drugą naszą siłą jest pokora wobec pracy. Wiele azjatyckich EA zostało nauczonych, by najpierw słuchać, zachować spokój i skupić się na dobrze wykonanym zadaniu. Ta cicha konsekwencja utrzymuje wszystko w ruchu.

Zrozumienie kulturowe ma tu ogromne znaczenie. Praca z ludźmi z różnych środowisk uczy, jak się dostosować, jak czytać sytuacje, ton rozmowy i jak szukać wspólnego języka. Azjatycka społeczność EA ma tę umiejętność naturalnie, i dzięki niej współpraca ponad granicami staje się płynniejsza i bardziej harmonijna.

Elizabeth: Wielu ludzi postrzega zawód Executive Assistant jako przykład cichej siły, często niewidocznej, ale niezbędnej. Myśląc o swojej własnej drodze, co sprawia, że wciąż masz motywację, by się rozwijać i pomagać innym z tej społeczności wzrastać razem z Tobą?

Jacelyn: Hahaha! Zawsze mówię: nie wszyscy bohaterowie noszą peleryny… niektórzy noszą kalendarze i kawę!

Dla mnie motywacją jest świadomość, że ta rola ma znaczenie, nawet jeśli często jest niewidoczna. Branża administracyjna i EA wciąż jest przez wielu źle rozumiana; ludzie myślą, że zajmujemy się tylko planowaniem spotkań czy zadaniami biurowymi. Dlatego wciąż się angażuję i pokazuję, o co naprawdę chodzi w tej pracy. A chodzi o przewidywanie, zarządzanie energią, rozwiązywanie problemów i sprawianie, by wszystko działało.

Z biegiem czasu otrzymałam wiele wiadomości od osób, które pisały, że moje posty lub słowa je zainspirowały, zwłaszcza te, które czuły się kiedyś utkwione lub niezauważone w swojej roli. Niektórzy powiedzieli, że po moich historiach zaczęli dostrzegać nowe możliwości w swojej karierze EA, i to naprawdę wiele dla mnie znaczy.

To właśnie mnie inspiruje, ta świadomość, że poprzez naukę, obecność i dzielenie się mogę pomóc innym dostrzec wartość tego, co robimy. Jeśli choć jedna osoba poczuje się bardziej dumna, pewna siebie lub pełna nadziei po tym, jak mnie wysłucha, to już wystarczający powód, by się rozwijać.

Dziękuję!

---

Dołącz do naszej Serii Inspire!

Każdy głos ma znaczenie. Każda historia inspiruje.

Twoja historia może zainspirować kolejne pokolenia. Dołącz do globalnej inicjatywy, która zmienia sposób postrzegania zawodu Executive Assistant.

Dołączam!