Rozeznanie ponad bliskość: Shireen Dreyer o redefiniowaniu roli Executive Assistant

W rozmowach o wsparciu liderów, bliskość władzy jest często mylona z wpływem. Dla Shireen Dreyer jest dokładnie odwrotnie. Jak podkreśla, wpływ nie wynika z dostępu, lecz z rozeznania i zdyscyplinowanego osądu, który kształtuje decyzje na długo przed ich formalnym podjęciem. Dzięki doświadczeniu zdobytemu w Republice Południowej Afryki, Australii oraz w organizacjach działających w globalnych strukturach, Shireen zbudowała swoją karierę poprzez świadome rozwijanie kompetencji, a nie personal branding. Od baletu po bankowość, od pracy w środowisku prawnym po executive operations, jej ścieżka zawodowa opiera się na integracji, czyli rozumieniu, jak łączą się systemy, jak buduje się wiarygodność i jak naprawdę funkcjonuje biznes. W tej rozmowie redefiniuje rolę Executive Assistant jako funkcję opartą na biznesowej świadomości, myśleniu strukturalnym i klarowności. To nie kwestia stania obok władzy. To ciche kształtowanie rezultatów poprzez zdyscyplinowane rozeznanie.

Shireen Dreyer | Executive Assistant | Republika Południowej Afryki | LinkedIn

Mniej niż cele motywuje ją potrzeba doprowadzania spraw do końca. Jej uwaga naturalnie kieruje się ku temu, co pozostaje nierozwiązane, czyli utrzymującej się niejednoznaczności, systemom, które „prawie działają”, rozmowom, które nigdy nie zostały domknięte. Shireen przyciąga to, co rozproszone i niedokończone, ponieważ jej projektowe myślenie nie pozwala pozostawić rzeczy bez rozwiązania. Jej zamiłowanie do baletu i muzyki klasycznej wynika z ich zdyscyplinowanej struktury bo tam, gdzie jest rytm, powściągliwość i powtarzalność to tworzy się przestrzeń dla wolności. Podobnie ceni klarowność, która pogłębia zrozumienie, rozwój integrujący doświadczenie oraz postęp, który szanuje drogę tak samo jak rezultat. W skrócie, Shireen to osoba zorientowana na rozwiązania, myśląca projektowo, osadzona w strukturze, polimatka i osoba świadomie czerpiąca radość z procesu.

---

Elizabeth Sutkowska: Shireen, zbudowałaś karierę, wspierając liderów C-level, zarządy oraz osoby o bardzo wysokich przychodach w różnych krajach, kulturach i branżach. Patrząc na swoje początki, jak trafiłaś na rolę Executive Assistant i co sprawia, że nadal ją wybierasz, mimo że Twoja praca stała się bardziej złożona i wpływowa?

Shireen Dreyer: Moja droga do administracji była pragmatycznym ruchem, ponieważ jako nauczycielka baletu, i w obliczu rosnących potrzeb finansowych, zobaczyłam w niej możliwość wejścia do świata korporacyjnego bez formalnego wykształcenia biznesowego. Świadomie zdecydowałam się budować kompetencje, które uczynią mnie łatwiejszą do zatrudnienia i trudniejszą do zastąpienia poprzez celowe kumulowanie umiejętności.

Równocześnie bardzo świadomie wybierałam organizacje, z którymi się wiązałam. Szukałam środowisk o ugruntowanej reputacji, rozumiejąc, że wiarygodność kumuluje się z czasem. To podejście pozwoliło mi przejść z mniejszych struktur do bardziej regulowanych i wymagających, w tym do bankowości, gdzie autorytet, zaufanie i wiarygodność instytucjonalna mają kluczowe znaczenie.

Dalsza ścieżka była mniej wynikiem ambicji, a bardziej ciekawości. Byłam otwarta na różne awanse w ramach organizacji, ponieważ zbudowałam fundament, który mi to umożliwiał. Z czasem moja praca stała się bardziej złożona, bliższa procesom decyzyjnym i bardziej osadzona przy zarządzie.

W Republice Południowej Afryki tytuł „sekretarka” funkcjonował jeszcze długo po 2010 roku. Dopiero po przeprowadzce do Australii moja praca została formalnie uznana za Executive Assistant. Zmienił się tytuł, ale co ważniejsze, zmieniły się oczekiwania i klarowność roli. Mój rozwój był w dużej mierze efektem mechanizmów rynku pracy, pośrednictwa rekruterów i opóźnień w nazewnictwie stanowisk, a nie strategii budowania marki osobistej.

Nadal wybieram rolę EA, ponieważ karmi moją ciekawość, pozwala wykorzystywać szerokie spektrum kompetencji i daje mi realną sprawczość w centrum działań. Jest intelektualnie angażująca, strukturalnie interesująca i wystarczająco bliska procesom decyzyjnym, by mieć znaczenie, bez konieczności posiadania władzy.

Elizabeth: Twoja praca znajduje się na styku osądu, struktury i podejmowania decyzji, znacznie wykraczając poza tradycyjne definicje administracji. Jaka jedna prawda o roli Executive Assistant powinna być, Twoim zdaniem, lepiej rozumiana, zwłaszcza przez osoby wchodzące do zawodu lub współpracujące z EA?

Shireen: Jedna prawda, która powinna być lepiej rozumiana, to fakt, że rola Executive Assistant opiera się przede wszystkim na rozeznaniu. Rozeznanie to zdolność odróżniania tego, co naprawdę istotne, od tego, co jedynie głośne lub pilne. Przejawia się w filtrowaniu informacji, ustalaniu sekwencji priorytetów, decydowaniu, które sprawy eskalować, którymi się zająć, a które celowo pozostawić bez reakcji. Te wybory są rzadko widoczne, a jednak kształtują rezultaty na długo przed formalnymi decyzjami.

Dlatego bliskość władzy bywa błędnie interpretowana. Zbyt duży nacisk kładzie się na to, dla kogo pracuje Executive Assistant, zamiast na to, jak pracuje. Wpływ nie jest dziedziczony poprzez dostęp. Buduje się go poprzez rozeznanie, zaufanie, wiarygodność i zrozumienie, jak organizacja naprawdę funkcjonuje. W praktyce skuteczność wynika z relacji budowanych w całej firmie, a nie z bliskości do władzy.

Dla osób wchodzących do zawodu polecam aby przestać gonić za bliskością i zacząć rozwijać umiejętność rozeznania się. Budujcie szeroką sieć relacji i uczcie się, jak naprawdę działa władza, nie myląc jej z tożsamością ani poczuciem własnej wartości.

Elizabeth: Twoje doświadczenie obejmuje taniec, prawo, zarządzanie projektami i executive operations, a to jest niezwykle bogate i rzadkie połączenie dyscyplin. Patrząc na całokształt kariery, co uznałabyś za swoją "supermoc" jako Executive Assistant i chodzi tu o kompetencję, którą wypracowałaś i która konsekwentnie wnosi wartość dla liderów i organizacji?

Shireen: Nie myślę w kategoriach „supermocy” i uważam, że jest to trochę uproszczenie, ponieważ sugeruje coś wrodzonego lub przypadkowego. W kontekście zawodowym kompetencje są rozwijane, a nie nadawane.

To, co zbudowałam z czasem, to zakres i integracja. Moje doświadczenie obejmuje taniec, pracę w środowisku prawnym, finanse, zarządzanie projektami i executive operations. Każda z tych dziedzin wnosi coś odrębnego: dyscyplinę i wyczucie czasu z tańca, świadomość konsekwencji i interpretacji z pracy prawnej, finansową wrażliwość na ryzyko, kompromisy i wartość, sekwencjonowanie i kontrolę z zarządzania projektami oraz osąd podejmowany pod realną presją w pracy operacyjnej przy zarządzie.

Żaden z tych elementów nie funkcjonuje w izolacji. Wspólnie kształtują sposób, w jaki myślę i rozwiązuję problemy. Dzięki świadomemu podnoszeniu kwalifikacji rozwinęłam solidne rozumienie tego, jak różne części organizacji współdziałają. To zrozumienie pozwala mi komunikować kwestie z większą głębią, wcześnie identyfikować luki i ograniczać myślenie silosowe poprzez zdyscyplinowane podejście do rozwiązywania problemów.

Jeśli miałabym coś nazwać, byłaby to zdolność do wspierania liderów językiem biznesu, z klarownością i pewnością, przy jednoczesnym zachowaniu jasności co do swojej roli.

Elizabeth: Pracowałaś zarówno w Republice Południowej Afryki, jak i w środowiskach międzynarodowych, często w złożonych systemach o wysokiej stawce. Jak doświadczenie pracy w RPA ukształtowało Twoje podejście do odporności psychicznej, etyki i partnerstwa z liderem? I czym ten kontekst różni się od innych, które poznałaś?

Shireen: Miałam szczęście pracować w Republice Południowej Afryki, Stanach Zjednoczonych i Australii. Największe różnice pomiędzy tymi kontekstami nie dotyczą samego biznesu, lecz ludzi. Fundamenty biznesu są globalnie zaskakująco spójne; to jednostki i normy kulturowe wpływają na sposób, w jaki te fundamenty są wyrażane i realizowane.

Choć większość mojego doświadczenia zawodowego zdobyłam w RPA, organizacje, które wspierałam, miały globalny zasięg. W efekcie standardy, według których pracowałam, były konsekwentnie zgodne z międzynarodowymi oczekiwaniami w zakresie ładu korporacyjnego, etyki i wyników. To doświadczenie sprawiło, że przechodzenie do ról na rynkach międzynarodowych było znacznie bardziej płynne.

W praktyce ramy ładu korporacyjnego i zasady etyczne są kształtowane przez te same globalne instytucje. Zmienia się natomiast sposób, w jaki są interpretowane i realizowane w codziennej pracy. I to właśnie tutaj kontekst ma największe znaczenie.

Partnerstwo z liderem jest szczególnie indywidualne i nie definiuje tego geografia, lecz zrozumienie osoby, którą się wspiera. Skuteczne partnerstwo wynika z umiejętności odczytywania stylów pracy, presji i wartości, oraz dostosowywania się do nich w ramach wspólnego profesjonalnego standardu.

Elizabeth: Masz dobrze rozwiniętą sieć kontaktów i uważnie obserwujesz, jak ewoluuje zawód Executive Assistant. Z Twojej perspektywy, jak zmienia się społeczność EA w Republice Południowej Afryki, pod względem oczekiwań, pewności siebie i wpływu na biznes? Jakiej rady udzieliłabyś EA, którzy chcą się rozwijać, być traktowani poważnie i współtworzyć przyszłość zawodu?

Shireen: Nie jestem w stanie wypowiedzieć się w imieniu całej społeczności EA w RPA, ale wzorce, które obserwuję lokalnie, odzwierciedlają procesy zachodzące globalnie. Dyskusje dotyczące tytułów zawodowych, bliskości władzy, pewności siebie i wynagrodzeń nie są wyłącznie południowoafrykańskie. To te same nierozstrzygnięte debaty, które krążą międzynarodowo, szczególnie w przestrzeni online.

Jeśli chodzi o oczekiwania, to rola staje się coraz bardziej „zamknięta”. Formalne wykształcenie, uznane kwalifikacje i udokumentowana wiedza biznesowa stają się coraz częściej minimalnym standardem. Ta zmiana odzwierciedla sposób, w jaki organizacje budują wiarygodność i podejmują decyzje, które można obronić. Republika Południowej Afryki nie funkcjonuje poza tym trendem i jest z nim spójna.

W kwestii pewności siebie unikam uogólnień, ponieważ pewność siebie jest osobista i wynika bardziej z klarowności niż z afirmacji.

Jeśli chodzi o wpływ na biznes to nie pracuję już bezpośrednio w południowoafrykańskich organizacjach, więc nie będę spekulować. Jeżeli jednak dyskusje dotyczące zakresu, odpowiedzialności i wynagrodzeń są podobne do tych za granicą, to można założyć, że wpływ roli na biznes jest kształtowany przez globalne modele projektowania organizacji, a nie przez lokalną specyfikę.

Moja rada dla Executive Assistants, którzy chcą się rozwijać i współtworzyć przyszłość zawodu, to koncentracja na wiedzy biznesowej i rozwijamiu różnych kompetencji. Zrozumcie, jak organizacje budują wiarygodność, zarządzają ryzykiem i przypisują wartość. Budujcie umiejętności, które działają w różnych kontekstach i ponad granicami. Coaching oraz organizacje branżowe mogą wspierać rozwój, ale ich certyfikaty nie są globalnie ustandaryzowane. Lepiej zrozumieć tę rzeczywistość wcześniej niż odkryć ją zbyt późno.

Dziękuję!

---

Dołącz do naszej Serii Inspire!

Każdy głos ma znaczenie. Każda historia inspiruje.

Twoja historia może zainspirować kolejne pokolenia. Dołącz do globalnej inicjatywy, która zmienia sposób postrzegania zawodu Executive Assistant.

Dołączam!