Refleksja, Ewolucja i Przywództwo: Tara M. Sims o redefiniowaniu mocy zawodu Executive Assistant

Tara M. Sims od ponad dwóch dekad pokazuje, jak ogromne może być przywództwo z perspektywy roli asystenckiej. Jako Regionalna Managerka Administracyjna w globalnej firmie zarządzającej nieruchomościami oraz autorka książki Evolved Assistant, wnosi do zawodu głęboko refleksyjne, przesiąknięte psychologią podejście, zachęcając asystentów do zatrzymania się, myślenia strategicznego i odważnego wykorzystywania swojego wpływu. W wywiadzie dla INSPIRE Series, Tara opowiada jak zmienia się rola asystentów, dlaczego partnerska współpraca ma dziś kluczowe znaczenie i co naprawdę oznacza refleksja, ewolucja i przywództwo w nowoczesnym środowisku pracy.

Tara M. Sims | Regional Administrative Manager | Autorka, Evolved Assistant | Atlanta, USA | LinkedIn | Website

Tara M. Sims to dynamiczna liderka i doświadczona Regionalna Managerka Administracyjna w jednej z wiodących globalnych firm zarządzających nieruchomościami. Jako autorka książki Evolved Assistant: Unlocking Success in a New Era for Administrative Professionals jest uznawana za autorytet w obszarze doskonałości administracyjnej. Posiada ponad dwudziestoletnie doświadczenie we wspieraniu liderów C-suite i najwyższej kadry zarządzającej. Pasja Tary do podnoszenia rangi zawodu asystenckiego widoczna jest w jej pracy, twórczości i wystąpieniach, w których inspiruje innych do odkrywania swojego pełnego potencjału i wspierania sukcesu organizacji.

---

Elizabeth Sutkowska: Tara, masz za sobą ponad dwie dekady wspierania liderów C-level, a dziś zarządzasz regionalnym zespołem administracyjnym w jednej z największych globalnych firm zajmujących się nieruchomościami. Jak trafiłaś do administracji i co sprawiło, że zostałaś w niej na tyle lat, nieustannie się rozwijając?

Tara M. Sims: Do administracji trafiłam zupełnie nieintencjonalnie. Moja pierwsza rola asystencka była w małym, regionalnym banku, gdzie wspierałam Wiceprezesa ds. Sprzedaży Detalicznej. Nie chodziłam do tej pracy z myślą, że stanie się ona moją ścieżką kariery albo moim powołaniem. Ale kiedy już zaczęłam tę pracę, od razu wiedziałam, że jestem dokładnie tam, gdzie powinnam być. Uwielbiałam tempo, dostęp za kulisy i odpowiedzialność za to, że to ja doprowadzam działania do skutku. Lubiłam też zaufanie, jakiego ta rola wymagała. To była pierwsza praca, w której czułam, że moje naturalne talenty naprawdę mają znaczenie.

Zostałam, bo czułam wpływ, jaki miałam w tej roli. Bardzo szybko zrozumiałam, że asystenci widzą pełny obraz w sposób, w jaki nie widzi go większość ról. Dostrzegamy, jak wszystko jest ze sobą połączone, ludzie, priorytety, czas, decyzje, i rozumiemy konsekwencje, zanim staną się widoczne dla innych. Dzięki tej perspektywie możemy wpływać na rezultaty już na najwcześniejszym etapie, zamiast reagować, gdy wszystko jest już postanowione. Jest w tym zawodzie ogrom siły, odpowiedzialności i przywództwa, którego wiele osób nie dostrzega, ale asystenci, którzy dobrze obserwują, widzą to bardzo wyraźnie.

Zostałam, bo sama praca ewoluowała, i ja razem z nią. Pandemia zmieniła wszystko. Tradycyjne zadania zniknęły z dnia na dzień, a strategiczna strona naszego zawodu stała się ważniejsza niż kiedykolwiek. To był moment, który pokazał mi, że profesja się zmienia, i że chcę mieć udział w tym, dokąd zmierza.

Dziś zostaję, bo głęboko zależy mi na budowaniu kolejnego pokolenia liderów administracyjnych. Chcę, aby asystenci widzieli siebie tak, jak ja ich widzę: jako potężnych partnerów, strategicznych myślicieli i liderów operacyjnych. Ten zawód nie musi być etapem przejściowym, chyba że Ty tak zdecydujesz. To może być ścieżka, na której rozwijasz się przez dekady, jeśli jesteś gotowa/gotowy ewoluować razem z nią.

Elizabeth: Gdybyś mogła podzielić się jedną kluczową refleksją na temat zawodu Executive Assistant, taką, którą powinni zrozumieć zarówno liderzy, jak i aspirujący asystenci, co by to było?

Tara: Jedna rzecz, którą chciałabym, aby zrozumieli wszyscy liderzy i aspirujący asystenci, jest taka: ten zawód nie opiera się na wykonywaniu zadań. Opiera się na strategicznym partnerstwie.

Asystent, który tylko odhacza zadania, zawsze natrafi na sufit. Ale asystent, który rozumie biznes, przewiduje konsekwencje i myśli trzy kroki naprzód, staje się siłą napędową organizacji. To taka Executive Assistant wnosi klarowność, chroni czas, upraszcza złożoność i dba o to, by priorytety były realizowane z precyzją, a nie z chaosem. Tam właśnie powstaje wartość.

Liderzy muszą zacząć widzieć w swoim asystencie mnożnik, a nie osobę od zadań. Wykwalifikowana Executive Assistant potrafi podnieść skuteczność lidera, jego wpływ i jakość podejmowania decyzji, jeśli tylko dostanie zaufanie, przestrzeń i możliwość współtworzenia. Gdy asystent jest traktowany jako przedłużenie filozofii przywódczej lidera, a nie jego „osoba od skrzynki mailowej”, wszystko się zmienia.

Aspirujący asystenci również muszą przestać sobie umniejszać tylko dlatego, że inni mają ograniczone wyobrażenie o tej roli. Jeśli chcesz się rozwijać w tym zawodzie, musisz pokazać, że myślisz szerzej niż lista zadań na dziś. Musisz zabierać głos, łączyć fakty, proponować rozwiązania i mieć odwagę, by zajmować przestrzeń.

Zawód EA zmienia się bardzo szybko. AI, praca hybrydowa, globalizacja i mniejsze zespoły sprawiły, że strategiczne przywództwo administracyjne jest dziś bardziej potrzebne niż kiedykolwiek. Organizacje potrzebują asystentów, którzy potrafią myśleć krytycznie, wpływać bez autorytetu stanowiskowego i rozwiązywać problemy na wczesnym etapie.

Kiedy lider i asystent naprawdę zrozumieją tę dynamikę to partnerstwo staje się potężne. A gdy partnerstwo jest potężne, zyskuje cała firma

Elizabeth: Twoja książka Evolved Assistant stała się mocnym głosem redefiniującym to, czym jest sukces w zawodzie administracyjnym. Jaki moment lub przemyślenie zainspirowało Cię do jej napisania? I jak sam proces pisania wpłynął na Twoje spojrzenie na przywództwo i partnerstwo?

Tara: Impuls pojawił się w czasie pandemii. Wszystko, z czym kojarzono pracę asystentów, zniknęło z dnia na dzień: podróże, spotkania na żywo, wydarzenia. A jednocześnie obserwowałam, jak asystenci w całym kraju trzymają organizacje w ryzach; po cichu, konsekwentnie, w sytuacji ciągłej zmiany. I nikt o tym nie mówił. Nikt nie zauważał, że rola zmienia się w czasie rzeczywistym. Wtedy zrozumiałam, że ta profesja potrzebuje nowej rozmowy i nowego standardu doskonałości.

Pisanie Evolved Assistant zmusiło mnie do szczerości wobec tożsamości tej profesji i ograniczających przekonań, które narosły przez lata. Sprawiło, że inaczej spojrzałam na własną drogę. Zawsze byłam strategicznym partnerem, na długo zanim ktokolwiek tak to nazwał. Ale wiele asystentów tego nie widzi, bo przez lata słyszeli, że ich rola to „zadania”. Książka stała się sposobem na przerwanie tego schematu, i popchnięcie branży w kierunku języka, który odzwierciedla prawdziwą naturę tej pracy.

Wpłynęło to też na moje spojrzenie na przywództwo. Zrozumiałam, że przywództwo w roli asystenckiej to nie tylko oddziaływanie w górę. To przywództwo wzdłuż i wszerz. Najsilniejsi asystenci przewodzą z miejsca, w którym się znajdują. Mają wpływ, nie wymagając autorytetu. Rozwijają firmę dzięki jasności, przewidywaniu i silnemu wsparciu decyzyjnemu. A najlepsi dyrektorzy rozumieją, że partnerstwo to wspólna odpowiedzialność, a nie przywilej zarezerwowany dla niektórych liderów.

Książka nie została napisana po to, by dowartościować zawód. Została napisana dlatego, że współczesny świat pracy potrzebuje administracyjnych liderów, którzy działają strategicznie, pewnie, świadomie i z tożsamością. Evolved Assistant to nowe spojrzenie na cały zawód, i zaproszenie dla asystentów, by weszli w siłę, którą zawsze mieli, ale nie zawsze potrafili nazwać.

Elizabeth: Zbudowałaś Evolved Assistant jako platformę wspierającą rozwój, pewność siebie i wzmocnienie pozycji asystentów. Jakich zmian oczekiwałabyś od organizacji w tym, jak inwestują w swoje zespoły administracyjne?

Tara: Chciałabym, aby organizacje zaczęły traktować funkcję administracyjną jako strategiczną dźwignię, a nie koszt. Zbyt wielu asystentów jest niewykorzystanych, bo nikt nie zatrzymuje się, by zapytać, jakie mają umiejętności, jakie mają możliwości i gdzie mogą wnosić wartość wykraczającą poza wykonanie zadań. Firmy muszą przestać zakładać, że wiedzą, co asystenci potrafią, i zacząć angażować ich w rozmowy o biznesie, priorytetach i rozwiązywaniu problemów. Kiedy asystenci są zapraszani do stołu wcześnie, a nie dopiero po podjęciu decyzji, ich wpływ zwielokrotnia się.

Chcę również zobaczyć realne inwestycje w rozwój. Nie konferencje jako bonus, ale celowe budowanie umiejętności, ścieżki kariery, możliwości rotacji i zadania wymagające zaangażowania. Asystenci często wspierają rozwój liderów, podczas gdy nikt nie wspiera ich rozwoju. Jeśli organizacje chcą lepszych wyników biznesowych, muszą inwestować w funkcję, która codziennie napędza realizację i koordynację działań.

Jedną z największych zmian, o które często zabiegam, jest centralizacja funkcji administracyjnej. Kiedy istnieje lider odpowiedzialny za cały zespół administracyjny na poziomie organizacji, za standardy, coaching, rozwój i widoczność, wtedy zawód staje się rozpoznawalny, szanowany i rozwijany w sposób spójny. A nie zależny od szczęścia i indywidualnych preferencji poszczególnych liderów.

Przyszłość tej profesji zależy od tego, czy organizacje zechcą widzieć asystentów nie jako pomocników, lecz jako liderów we własnej dziedzinie. Jeśli tak się stanie, odblokują ogromną innowacyjność, pojemność i potencjał, który już dziś mają przed oczami, tylko jeszcze w pełni go nie wykorzystują.

Elizabeth: Patrząc na swoją drogę, od wspierania najwyższej kadry po prowadzenie i mentoring innych, czy był jeden moment, w którym pomyślałaś: „Tak, właśnie dlatego robię to, co robię”?

Tara: W swojej karierze miałam wiele takich momentów. Chwile, kiedy pracuję indywidualnie z asystentem i widzę, jak natychmiast podnosi sposób, w jaki funkcjonuje. Chwile, kiedy po wystąpieniach ktoś wraca do mnie i mówi, że coś, co powiedziałam, naprawdę zmieniło jego sposób myślenia lub działania. Chwile, kiedy organizuję duże wydarzenia czy inicjatywy, które realnie łączą ludzi i przynoszą wymierny efekt. Wszystkie one przypominały mi, dlaczego ta praca ma znaczenie. Ale jeden moment szczególnie zapadł mi w pamięć.

Po każdej ocenie rocznej moich asystentów zawsze proszę ich o feedback dla mnie. To dla mnie niezwykle ważne, aby wiedzieć, czy jako lider wspieram ich rozwój, a nie tylko oceniam ich pracę.

Kilka lat temu dwie asystentki powiedziały mi, że to był pierwszy raz w ich karierze, kiedy poczuły się „zauważone” w tej roli. Powiedziały, że nikt wcześniej nie pytał ich o to, jakie mają ambicje, talenty czy cele. Że przez lata były postrzegane wyłącznie przez pryzmat tego, co mogą zrobić dla innych, a nie kim są zawodowo i czego chcą dla siebie.

To mną wstrząsnęło i przypomniało, czym jest przywództwo w tym zawodzie. Chodzi o budowanie innych asystentów, wzmacnianie ich tożsamości i pomaganie im dostrzec wartość, jaką wnoszą do organizacji. I właśnie takie momenty przypominają mi, dlaczego robię to, co robię.

Dziękuję!

---

Dołącz do naszej Serii Inspire!

Każdy głos ma znaczenie. Każda historia inspiruje.

Twoja historia może zainspirować kolejne pokolenia. Dołącz do globalnej inicjatywy, która zmienia sposób postrzegania zawodu Executive Assistant.

Dołączam!