Tam, gdzie przywództwo odnajduje swój rytm: Katarzyna Kowalska o strategicznej sile roli Executive Assistant

Za każdą organizacją, która działa z klarownością i spokojem, bardzo często stoi osoba pracująca po cichu na styku strategii, ludzi i decyzji, tworząc warunki, w których przywództwo może naprawdę działać. W tej odsłonie INSPIRE Series z ogromną przyjemnością dzielimy się historią Katarzyny Kowalskiej, strategicznej C-level Executive Assistant, której ścieżka zawodowa obejmuje logistykę, zarządzanie zespołami oraz pracę w środowiskach Przemysłu 4.0. Jej droga zawodowa to opowieść o systemowym myśleniu, odpowiedzialności i partnerstwie, budowanych nie poprzez widoczność, lecz poprzez realny wpływ. W tym wywiadzie Katarzyna opowiada o tym, jak doświadczenia zdobywane w złożonych i wymagających środowiskach nauczyły ją zamieniać chaos w strukturę, dlaczego prawdziwe partnerstwo z CEO opiera się na zaufaniu i empatii oraz w jaki sposób rola Executive Assistant, w ciszy, kształtuje jakość decyzji na najwyższym poziomie. To historia, która przełamuje stereotypy i pokazuje mniej widoczną, ale kluczową stronę architektury skutecznego przywództwa.

Katarzyna Kowalska | Chief Executive Assistant w explitia | Polska | LinkedIn

Chief Executive Assistant z wieloletnim doświadczeniem w logistyce, zarządzaniu zespołami i pracy u boku CEO w środowisku Przemysłu 4.0. Działa z wewnętrznym kompasem i spokojną determinacją, porządkując złożone procesy, selekcjonując informacje i budując systemy, które realnie wspierają decyzje na najwyższym szczeblu. Bezpośrednio wspiera CEO, dbając o czas, skupienie i energię organizacji. Najlepiej odnajduje się tam, gdzie spokój, uważność i zaufanie stanowią fundament skutecznego przywództwa.

---

Elizabeth Sutkowska: Katarzyna, Twoja droga do roli Chief Executive Assistant jest pełna różnorodnych doświadczeń, od logistyki, przez zarządzanie zespołem w branży beauty, aż po strategiczne wsparcie u boku CEO w środowisku Przemysłu 4.0. Co sprawiło, że właśnie w tej roli poczułaś, że jesteś „na swoim miejscu” i że to przestrzeń, w której naprawdę możesz rozwinąć skrzydła?

Katarzyna Kowalska: Moja droga do roli Chief Executive Assistant była naturalną konsekwencją doświadczeń, które zbierałam przez lata, często jeszcze zanim sama potrafiłam je tak nazwać. Zaczęłam bardzo wcześnie. Pierwsze prace nauczyły mnie odpowiedzialności, uważności i szacunku do pieniędzy. Kontakt z klientem bezpośrednim pokazał mi, jak ogromne znaczenie mają komunikacja i umiejętność słuchania. Przez blisko dziesięć lat pracowałam w logistyce, w wymagającym, zdominowanym przez mężczyzn środowisku. To właśnie tam nauczyłam się porządkować złożone procesy, pracować pod presją i budować systemy, które pozwalają zamieniać chaos w strukturę. Z czasem okazało się, że te kompetencje są równie istotne jak siła fizyczna czy formalna władza, a często trwalsze.

Praca jako asystentka przy innym CEO była dla mnie ważnym punktem odniesienia. Pozwoliła mi zrozumieć, jakiej roli nie chcę pełnić. Brakowało mi sprawczości, realnego wpływu i przestrzeni do współtworzenia decyzji. To wtedy po raz pierwszy jasno zobaczyłam, że jeśli mam pracować blisko lidera, chcę być partnerem w procesach, a nie tylko wykonawcą zadań.

Zarządzanie zespołem dało mi kolejną perspektywę odpowiedzialności za ludzi, ich emocje, konflikty oraz wyniki. Natomiast praca u boku obecnego CEO w środowisku Przemysłu 4.0 była momentem, w którym wszystkie te doświadczenia zaczęły się naturalnie łączyć.

Dziś wiem, że rola Executive Assistant to dokładnie ta przestrzeń, w której mogę w pełni wykorzystać swoje kompetencje. Zawsze chciałam być blisko biznesu, strategii i decyzji bez potrzeby stawania na pierwszej linii. Ta rola daje mi możliwość realnego wsparcia lidera i organizacji w sposób zgodny z moimi wartościami.

Elizabeth: Pracujesz bardzo blisko z CEO, tworząc dynamiczny tandem oparty na zaufaniu, partnerstwie i nowoczesnym podejściu do roli EA. Jakie wartości lub konkretne działania sprawiają, że ta współpraca jest tak wyjątkowa i czego inni liderzy mogliby się z niej nauczyć?

Katarzyna: Praca bardzo blisko z CEO opiera się przede wszystkim na zaufaniu, partnerstwie i jasnym zrozumieniu wzajemnych ról. Dla mnie kluczowe jest to, z jakim liderem współpracuję: czy jest to osoba, która inspiruje, daje przestrzeń do nauki i stanowi realny punkt odniesienia w rozwoju biznesowym. Taka relacja w naturalny sposób buduje zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności po obu stronach.

Jednym z fundamentów mojej współpracy jest empatia. Rola CEO wiąże się z ogromnym obciążeniem decyzyjnym, które często pozostaje niewidoczne dla reszty organizacji. Tempo zmian, skala odpowiedzialności i ciągła konieczność podejmowania kluczowych decyzji sprawiają, że czas i energia lidera stają się jednymi z najcenniejszych zasobów firmy. Jako Executive Assistant mam tego pełną świadomość i staram się uwzględniać to w codziennej pracy.

Wyjątkowość tej relacji polega na tym, że nie ogranicza się ona wyłącznie do zadań operacyjnych. Moja rola to uporządkowanie priorytetów, selekcja informacji, przejmowanie części bieżących decyzji oraz reagowanie z wyprzedzeniem na momenty przeciążenia. Dzięki temu CEO może skupić się na tym, co jest naprawdę kluczowe dla organizacji.

Bardzo ważnym elementem jest również gotowość lidera do delegowania odpowiedzialności i zaufania w obszarach, które tego wymagają. To właśnie wtedy pojawia się prawdziwe partnerstwo takie, które daje przestrzeń do myślenia strategicznego i długofalowego.

Myślę, że inni liderzy mogliby wynieść z takiej współpracy jedną prostą, ale istotną lekcję: dobrze zdefiniowana rola Executive Assistant nie jest kosztem ani jedynie wsparciem administracyjnym. Jest to realna inwestycja w jakość decyzji, efektywność działania i stabilność przywództwa.

Elizabeth: W Twojej codziennej pracy w Explitia pojawia się wiele wątków związanych z technologią, cyfryzacją i projektami optymalizacyjnymi, czyli obszarów, które potrafią być wyzwaniem nawet dla doświadczonych menedżerów. Który moment, projekt lub sytuacja najbardziej pokazał Ci, że rola Executive Assistant może realnie wpływać na strategiczne decyzje firmy?

Katarzyna: To nie był jeden konkretny projekt ani jedno spektakularne wydarzenie, które nagle uświadomiło wszystkim, jak duży wpływ może mieć rola Executive Assistant. W moim doświadczeniu ten wpływ buduje się znacznie ciszej i w dłuższej perspektywie. Mój CEO powiedział kiedyś zdanie, które bardzo mocno we mnie zostało: że EA wykonuje wiele rzeczy, których nikt nie widzi, ale jeśli którejś z nich nie zrobi, wszyscy natychmiast to zauważą. To zdanie automatycznie wiąże się z ogromną odpowiedzialnością.

Od tamtej pory jeszcze wyraźniej widzę, że mój wpływ nie polega na podejmowaniu decyzji zamiast lidera, lecz na tworzeniu warunków, w których te decyzje mogą być podejmowane spokojnie, przemyślanie i na podstawie właściwych informacji. W środowisku technologii, cyfryzacji i optymalizacji procesów łatwo o przeciążenie nadmiarem danych, tematów, pilnych spraw. Moja rola polega na filtrowaniu tego szumu, porządkowaniu priorytetów i dbaniu o to, by energia organizacji była kierowana tam, gdzie ma realny sens biznesowy.

Wielokrotnie podczas wystąpień mojego CEO słyszałam porównanie firmy do organizmu systemu naczyń połączonych. I choć trudno jednoznacznie określić, jakim „organem” jest Executive Assistant, z mojej perspektywy ta rola krąży po całym krwiobiegu organizacji. Jest obecna na styku strategii, operacji, ludzi i technologii.

Moje codzienne działania mają bezpośredni wpływ nie tylko na komfort pracy CEO, ale również na zespoły, z którymi współpracujemy, tempo realizacji projektów oraz jakość komunikacji wewnętrznej. Dopiero z tej perspektywy widać, że strategiczny wpływ EA nie objawia się w jednej chwili. On ujawnia się wtedy, gdy organizacja działa płynnie.

Elizabeth: Wcześniej zarządzałaś zespołami, budowałaś relacje z klientami, rozwijałaś ofertę biznesową, rekrutowałaś i szkoliłaś ludzi, a dziś wszystkie te kompetencje przenoszą się na rolę partnerskiego wsparcia dla CEO. Jak te wcześniejsze doświadczenia ukształtowały Twój styl pracy jako Executive Assistant i co dają Ci przewagę w tej roli?

Katarzyna: Mój styl pracy jako Executive Assistant opiera się przede wszystkim na spokoju, zwłaszcza w momentach, gdy wokół pojawia się chaos. Pracując blisko osoby, która jest wizjonerem i kreatorem, działa szybko, dynamicznie i często równolegle na wielu poziomach, łatwo stracić koncentrację. W takich sytuacjach moja rola polega na tym, by się zdyscyplinować, utrzymać skupienie i wracać do tego, co w danym momencie jest naprawdę najważniejsze.

Jednocześnie koordynuję wiele tematów, które krążą wokół CEO: decyzje, projekty, rozmowy, zależności. Przewagę daje mi tu dobra organizacja, która pozwala jasno ustalać priorytety od rzeczy kluczowych, których CEO potrzebuje tu i teraz, bo od nich zależy jego dalsza praca, po te mniej pilne, które mogą poczekać. To porządkowanie nie dotyczy tylko zadań, ale także energii i uwagi.

Moje wcześniejsze doświadczenia nauczyły mnie pracy z bardzo różnymi ludźmi w różnych środowiskach i kulturach organizacyjnych. Każde z nich miało swój unikalny charakter. Zrozumiałam, że moja rola nie polega na zmienianiu innych, ale na umiejętnym dostosowaniu się do stylu lidera, zespołu i sytuacji. Ta elastyczność bardzo mocno wpływa na to, w jaki sposób dziś wspieram CEO.

Mój styl pracy oczywiście ewoluuje i zmienia się z każdym rokiem. Natomiast jedno pozostaje niezmienne: jeśli wiesz, jaką wartość wnosi Twoja praca i ile energii oraz serca w nią wkładasz, tworzysz wartość, której nie da się zmierzyć żadnym KPI. I to daje wewnętrzną pewność, że zawsze potrafisz odejść od stołu w zgodzie ze sobą.

Elizabeth: Obserwując rynek i to, jak często rola Executive Assistant bywa mylnie postrzegana, co według Ciebie ludzie wciąż najbardziej nie rozumieją na temat tego zawodu? I co powinni dostrzec, aby wreszcie przełamać stereotypy i zobaczyć w EA prawdziwego partnera, a nie „kogoś od zadań administracyjnych”?

Katarzyna: Myślę, że zanim zaczniemy mówić o stereotypach dotyczących roli Executive Assistant, warto zadać sobie pytanie, kto właściwie je tworzy i dlaczego tak mocno się utrwaliły. W mojej pracy wielokrotnie spotykałam się z sytuacjami, w których ludzie nie do końca wiedzieli, kim jestem, byli brani za osobę od marketingu albo dziwili się, że kontakt z CEO odbywa się przez „osobę trzecią”. To pokazuje, jak bardzo ta rola bywa niezrozumiana z zewnątrz.

Myślę, że dla wielu osób Executive Assistant jeszcze długo będzie funkcją trudną do uchwycenia, bo jej największa wartość nie jest widoczna na pierwszy rzut oka. To nie jest praca, którą łatwo opisać w ramach jednego zakresu obowiązków. Jej sens ujawnia się dopiero wtedy, gdy spojrzymy na to, jak funkcjonują lider i organizacja jako całość.

Jeśli znasz osobę, która zarządza dużą organizacją, ma kalendarz wypełniony co do piętnastu minut i każdego dnia podejmuje dziesiątki decyzji, bardzo szybko zobaczysz, jak realny wpływ może mieć dobrze zdefiniowana rola EA. Wystarczy, że asystentka jest w stanie uwolnić kilka slotów czasowych, uporządkować przepływ informacji lub przejąć część bieżących tematów.

Największą walutą w tej układance jest czas i bezdyskusyjnie każdy się z tym zgodzi. To właśnie nim zarządza się najtrudniej i to on najszybciej się wyczerpuje. W tym miejscu pojawia się prawdziwe partnerstwo. Executive Assistant nie jest „kimś od administracji”, ale osobą, która pracuje na styku czasu, uwagi i energii lidera. A kiedy te zasoby są dobrze chronione i mądrze wykorzystywane, zmienia się nie tylko komfort pracy CEO, ale także sposób działania całej organizacji.

Dziękuję!

---

Zostań Gościem Serii Inspire!

Każda ścieżka kariery niesie ze sobą doświadczenia, którymi warto się dzielić.

Jeśli jesteś Executive Assistant, liderem/liderką lub specjalistą HR i masz cenne doświadczenia oraz przemyślenia, które mogą zainspirować innych, chętnie Cię poznamy. Napisz do nas na inspire@assistologist.com. Razem dzielimy się wiedzą i doświadczeniem, które kształtują przyszłość Executive Support oraz zawodu Executive Assistant.